Podklady pro účetní na konci roku: checklist pro OSVČ a s.r.o.

Ve zkratce: Účetní na konci roku potřebuje úplné doklady, skutečné zůstatky a vysvětlení případů, které z faktur nepozná. U OSVČ v daňové evidenci jsou zásadní příjmy, výdaje, majetek a dluhy. U s.r.o. také náklady a výnosy patřící do uzavíraného období, včetně dosud nevyfakturovaných dodávek. Paušální daň ani výdajový paušál neznamenají, že můžete zahodit všechny záznamy.

Tento seznam slouží klientovi, který připravuje podklady, a účetní, která si chce s klientem sjednotit rozsah předání. Samotné odborné uzavření knih řeší účetní uzávěrka; sestavení výkazů popisuje účetní závěrka. Zde je cílem dodat včas správné vstupy a zachytit, co ještě chybí.

Nejdříve určete, jaký rok a režim uzavíráte

Seznam pro rok 2026 předpokládá kalendářní rok končící 31. prosince. S.r.o. může mít hospodářský rok nebo jiné zákonem vymezené období; v takovém případě se podklady připravují k příslušnému rozvahovému dni. Nestačí vždy přepsat datum na 31. prosince.

Pokud si režim nejste jistí, porovnejte účetnictví a daňovou evidenci. Registrace k DPH nebo jako identifikovaná osoba tvoří další vrstvu povinností; nenahrazuje ani neurčuje sama o sobě způsob zdanění příjmů.

Co dodat společně s fakturami a účtenkami?

Předejte doklady ve sjednaném formátu a pouze jednou, případně označte, že už byly účetní zaslány. U každého neobvyklého nákupu napište, k čemu byl a kdo jej převzal. Faktura s obecným popisem „služby“ může potřebovat objednávku, smlouvu nebo předávací protokol.

Ke všem bankovním účtům připravte souvislé výpisy a konečný zůstatek. Zahrňte cizoměnové účty, platební brány a služby, přes které přijímáte tržby. Čistá platba převedená z platební brány na banku není totéž co tržba: vyúčtování má vysvětlit hrubé inkaso, poplatky, vratky i peníze ještě nevyplacené.

U hotovosti doložte skutečný stav pokladny a jednotlivé pohyby. U firemní karty nebo výdajů hrazených soukromě označte, kdo platil a zda mu firma částku nahradila. Převod mezi vlastními účty, úvěr, vklad podnikatele nebo půjčka společníka se nemají bez vysvětlení tvářit jako běžná tržba.

Do jedné tabulky sepište otevřené položky: partner, doklad, původní částka, zůstatek, splatnost a vysvětlení. Oddělte nezaplacenou fakturu od poskytnuté zálohy, reklamace, sporu či vratky. Pokud částka podle vás nebude vymahatelná, přiložte podklady; daňové nebo účetní vyřazení neposuzujte jen podle stáří faktury.

OSVČ v daňové evidenci: co ověřit k poslednímu dni roku?

Daňová evidence zahrnuje příjmy a výdaje potřebné pro zjištění základu daně, majetek a dluhy. Podle § 7b odst. 4 musíte k poslednímu dni zdaňovacího období zjistit skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů a o zjištění udělat zápis. Nestačí tedy odeslat složku zaplacených účtenek.

Sečtěte zásoby a zaznamenejte jejich označení, množství a použitelnost. U majetku zkontrolujte pořízení, uvedení do používání, prodej, vyřazení a případné soukromé použití. Účetní bude potřebovat podklady pro správné daňové zacházení; koupě dražšího zařízení nemusí být jednorázovým výdajem v roce úhrady.

Předložte pohledávky a dluhy i tehdy, když se běžný nezaplacený doklad ještě nepromítl do peněžních příjmů či výdajů. Zvlášť upozorněte na ukončení nebo přerušení činnosti, změnu způsobu uplatnění výdajů a přechod do jiného režimu. Tyto situace mohou vyžadovat úpravy základu daně, které nelze odvodit pouze z bankovního výpisu.

Pro osobní daňové přiznání OSVČ připravte také potvrzení o zaměstnání a dalších příjmech, zaplacené zálohy a doklady k uplatňovaným slevám a odpočtům. Tyto podklady předávejte odděleně od firemních dokladů, aby se osobní odpočet nezaměnil za podnikatelský náklad.

S.r.o.: co účetní z faktur nepozná?

Účetnictví přiřazuje náklady a výnosy do období, s nímž časově a věcně souvisejí, zásadně bez ohledu na zaplacení (§ 3 zákona o účetnictví). Účetní proto potřebuje popis skutečného průběhu zakázky a období služby, nikoliv pouze datum faktury.

Připravte seznam dodávek a prací, které proběhly do rozvahového dne, ale doklad přijde později. Patří sem například spotřebované energie, služby dodavatelů a hotová práce předaná odběrateli. U rozpracovaných zakázek uveďte stav dokončení, předání a převzetí; částka přijaté zálohy sama neurčuje dokončený výnos.

U ročních předplatných, pojistného a nájemného napište, které období platba pokrývá. U odměn zaměstnanců nebo vedení doložte pravidla nároku a schválení. U sporů, záruk a jiných možných závazků předejte smlouvy a relevantní dokumenty, aby účetní mohla posoudit, zda a jak je zachytit. Klient dodává fakta; způsob účtování a daňovou uznatelnost z nich teprve určí zpracovatel.

Příklad prosincové zakázky: Běžnou službu jste dokončili a předali v prosinci 2026, fakturu vystavíte v lednu 2027 a zákazník zaplatí v únoru. V účetnictví s.r.o. patří související výnos zásadně do prosince, přestože faktura i platba přijdou později. U OSVČ s daňovou evidencí se běžný peněžní příjem zpravidla projeví až při přijetí platby v roce 2027. DPH má vlastní pravidla a nemusí následovat stejné datum. Tento příklad neřeší ukončení činnosti ani jiné situace vyžadující úpravu základu daně.

Inventury: kdo počítá a kdo zpracuje výsledek?

Účetní jednotka musí inventarizovat majetek a závazky (§ 29 a § 30). Fyzicky ověřitelné položky se zjišťují fyzickou inventurou, ostatní dokladovou. Nejde pouze o sklad: prověřují se i účty, pokladna, majetek, pohledávky, závazky a další příslušné položky.

Určete předem, kdo skutečný stav zjistí, kdo výsledek ověří a kdo účetní předá podepsané soupisy. U skladu zaznamenejte také cizí zásoby u vás a vlastní zásoby u jiné osoby. U pohledávek a závazků vysvětlete rozdíly proti účetním sestavám a připojte doklad o úhradě, dobropisu či jiné změně.

Zákon připouští časové okno inventur kolem rozvahového dne, ale stav musí být správně doložen k rozvahovému dni včetně přírůstků a úbytků. Neplatí tedy, že libovolný počet skladu z prosince bez dalších záznamů stačí k uzavření stavu na konci roku. Přesné náležitosti soupisů a pravidla vysvětluje inventarizace.

Svěření účetnictví externí účetní nezbavuje účetní jednotku odpovědnosti (§ 5 odst. 2). Proto musí být jasné, kdo zajistí fyzickou inventuru, smlouvy a potvrzení skutečných obchodních událostí.

Výdajový paušál a paušální daň: jaké záznamy zůstávají?

Při výdajích procentem z příjmů zákon vyžaduje záznamy o příjmech a evidenci pohledávek souvisejících s podnikáním (§ 7 odst. 8). K uplatnění samotných procentních výdajů není třeba dokazovat každý skutečný výdaj. Doklady však mohou být nutné pro DPH, jinou povinnost nebo pozdější změnu režimu. Tyto účely rozlišujte, než něco vyřadíte.

V paušálním režimu potřebujete prokázat, že byly splněny jeho podmínky. Při více činnostech s různými procenty výdajů se podle § 7a odst. 8 vedou záznamy o příjmech pro určení rozhodných příjmů a pásma. Účetní předejte i jiné příjmy, zaměstnání, přerušení činnosti a změny registrace k DPH. Právě ty mohou změnit povinnost podat přiznání a přehledy.

Paušální zálohy neznamenají automatický nárok na dodatečné osobní odpočty. Jestliže je daň rovna paušální dani, neuplatňujete v tomto režimu zvlášť odpočet DIP, darů ani běžné osobní slevy. Pokud podmínky splněny nebyly a vznikne povinnost standardního přiznání, osobní podklady mohou být znovu relevantní.

Jak stanovit termín předání a evidovat chybějící doklady?

Se svou účetní si sjednejte datum první úplné dávky, termín pozdějšího doplnění a osobu, která může schválit nebo vysvětlit neobvyklý případ. Tyto klientské termíny jsou organizační dohoda, nikoliv univerzální zákonná lhůta. Povinná podání se řídí vaším režimem a daňovým kalendářem.

Chybějící doklady neukrývejte v běžné složce pod názvem „doplním“. Veďte samostatný seznam s částkou, důvodem, odpovědnou osobou a očekávaným datem. Jakmile dorazí lednová faktura za prosincové plnění, označte její návaznost na původní otevřenou položku, aby se nezapočítala dvakrát.

Přístup k podkladům nastavte pro konkrétní osoby a předejte data sjednaným bezpečným kanálem. Bankovní heslo nenahrazuje výpis ani oprávnění účetní k tomu, co skutečně potřebuje. Uchování podkladů řešte podle příslušného režimu a dokumentů; jednotlivé lhůty shrnuje archivace dokladů.

Checklist k vytištění a předání účetní

Zkopírujte tuto sekci do dokumentu nebo ji vytiskněte. Vyplňte společnou část a odpovídající větev. Položku, která se vás netýká, označte „netýká se“; nezaškrtnuté políčko jinak není poznat od zapomenutého podkladu. Checklist pomáhá s předáním a nenahrazuje zákonný inventurní soupis.

Stažitelný kontrolní seznam v PDF pro tisk obsahuje společnou část, čtyři režimy a záznam chybějících podkladů.

Identifikace předání

• Klient / firma: ........................................................
• IČO: ........................ Účetní období: ........................
• Režim příjmů / účetnictví: .............................................
• DPH: neplátce / identifikovaná osoba / plátce: ........................
• Kontaktní osoba: ....................... Telefon / e-mail: .............
• Datum předání: ................ Dohodnuté datum doplnění: ...............

Společné podklady

• Předal/a jsem doklady dosud nepředané a označil/a případné duplikáty.
• Dodal/a jsem výpisy ze všech používaných bank a cizoměnových účtů.
• Dodal/a jsem vyúčtování platebních bran: tržby, poplatky, vratky a zůstatek.
• Doložil/a jsem stav pokladny a vysvětlil/a hotovostní pohyby.
• Označil/a jsem soukromě hrazené výdaje, vklady, půjčky a převody mezi účty.
• Přiložil/a jsem smlouvy a vysvětlení neobvyklých obchodních případů.
• Označil/a jsem zahraniční služby a jejich doklady pro samostatné posouzení DPH.
• Připravil/a jsem níže seznam chybějících podkladů a odpovědných osob.

Větev A: OSVČ s daňovou evidencí

• Zkontroloval/a jsem úplnost příjmů, výdajů a souvisejících úhrad.
• Zjistil/a jsem skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů k poslednímu dni roku a připravil/a zápis.
• Dodal/a jsem seznam pořízení, uvedení do používání, prodeje a vyřazení majetku.
• U pohledávek a dluhů jsem uvedl/a partnera, doklad, částku, splatnost a stav.
• Oznámil/a jsem přerušení, ukončení nebo změnu režimu podnikání.
• Dodal/a jsem osobní příjmy, potvrzení a doklady pro přiznání, slevy a odpočty, které chci uplatnit.

Větev B: s.r.o. nebo jiná účetní jednotka

• Dodal/a jsem inventurní podklady a soupisy skutečných stavů majetku a závazků.
• Vysvětlil/a jsem zjištěné rozdíly a stav poškozených nebo nevyužitelných zásob.
• Připravil/a jsem seznam uskutečněných, dosud nevyfakturovaných dodávek a služeb.
• U rozpracovaných zakázek jsem uvedl/a stav dokončení, převzetí a přijaté zálohy.
• U plateb přesahujících konec období jsem uvedl/a, za které měsíce či období jsou.
• Dodal/a jsem smlouvy k úvěrům, leasingu a vztahům se společníky, včetně zůstatků.
• Předal/a jsem podklady k odměnám, sporům a jiným významným závazkům.
• Označil/a jsem pozdější faktury vztahující se k uzavíranému období.

Větev C: OSVČ s výdajovým paušálem

• Předal/a jsem úplné záznamy o příjmech a evidenci podnikatelských pohledávek.
• Rozlišil/a jsem jednotlivé činnosti pro správné procento výdajů.
• Připravil/a jsem podklady pro DPH, pokud se mě týká.
• Dodal/a jsem další příjmy a osobní doklady pro standardní daňové přiznání.
• Oznámil/a jsem zamýšlenou změnu způsobu uplatnění výdajů.

Větev D: OSVČ v paušálním režimu

• Předal/a jsem příjmy podle činností a podklady k ověření pásma.
• Uvedl/a jsem všechny jiné příjmy a zaměstnání relevantní pro podmínky režimu.
• Dodal/a jsem přehled uhrazených paušálních záloh.
• Oznámil/a jsem změny DPH, přerušení činnosti a další změny podmínek.
• Dohodl/a jsem ověření, zda je daň skutečně rovna paušální dani a zda nevznikla povinnost přiznání nebo přehledů.

Chybějící podklady a otevřené otázky

Předal/a: ................................ Převzal/a: ................................

Další dohodnutý postup: ................................................................

Časté otázky při předávání podkladů

Stačí účetní jen bankovní výpis?

Nestačí. Výpis ukazuje pohyb peněz, ale zpravidla neprokazuje celý obsah účetního případu, jeho účastníky ani období plnění. Přiložte doklad a podle potřeby smlouvu nebo vysvětlení.

Musím mít všechny faktury ještě před Silvestrem?

Pozdější vystavení faktury je běžné. Podstatné je, aby účetní včas věděla o plnění patřícím do uzavíraného období a měla podklady k jeho zachycení. Fakturu po obdržení doplňte a propojte s původní informací.

Může inventuru místo klienta udělat účetní?

Rozsah její služby lze dohodnout, ale účetní nepozná skutečný počet skladu nebo stav hotovosti bez odpovídajícího zjištění. U účetní jednotky externí zpracování neodstraňuje její zákonnou odpovědnost. Určete role a doložte výsledek.

Musím dokládat skutečné výdaje při výdajovém paušálu?

Pro výpočet procentních výdajů jednotlivé účtenky neslouží. Nadále však vedete požadované záznamy o příjmech a pohledávkách a plníte samostatné povinnosti například v DPH. Doklad proto nemažte jen podle způsobu výpočtu daně z příjmů.