Ve zkratce: Účetní doklady, účetní knihy, inventurní soupisy, odpisové plány a účtový rozvrh musíte uchovávat nejméně 5 let od konce účetního období, kterého se týkají. Účetní závěrka, výroční zpráva a daňové doklady k DPH se archivují 10 let. Nejdéle, 45 let, se uchovávají mzdové listy a evidenční podklady pro důchodové pojištění. Lhůty plynou vždy od konce příslušného období a po jejich uplynutí můžete doklady skartovat.
Archivace účetních dokladů není jen administrativní rutina. Špatně nastavené lhůty znamenají, že buď zbytečně skladujete tuny papíru, nebo naopak skartujete dokument, který po vás za pět let bude chtít finanční úřad či správa sociálního zabezpečení. Tento průvodce shrnuje všechny zákonné lhůty platné pro rok 2026, ukazuje, od kdy se počítají, kdy se prodlužují a jak doklady správně a bezpečně skartovat.
Jak dlouho se archivují účetní doklady v roce 2026?
Délka archivace závisí na druhu dokumentu a na zákoně, který ji ukládá. Pro účetnictví platí zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, pro daňové doklady zákon č. 235/2004 Sb., o DPH, a pro mzdovou a personální agendu zejména zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Tyto tři předpisy se kombinují, takže u jednoho dokumentu může platit více lhůt současně. Vždy platí ta nejdelší.
| Druh dokumentu | Lhůta | Právní základ |
|---|---|---|
| Účetní doklady (faktury, paragony, bankovní výpisy, pokladní doklady) | 5 let | § 31 odst. 2 zák. č. 563/1991 Sb. |
| Účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy | 5 let | § 31 odst. 2 zák. č. 563/1991 Sb. |
| Účetní závěrka a výroční zpráva | 10 let | § 31 odst. 2 zák. č. 563/1991 Sb. |
| Daňové doklady pro účely DPH | 10 let | § 35 odst. 2 zák. č. 235/2004 Sb. |
| Mzdové listy a evidence pro důchodové pojištění | 45 let | § 35a odst. 4 zák. č. 582/1991 Sb. |
| Mzdové listy poživatelů starobního důchodu | 10 let | § 35a odst. 4 zák. č. 582/1991 Sb. |
| Stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění | 3 roky | § 35a odst. 4 zák. č. 582/1991 Sb. |
Zdroj: zákon č. 563/1991 Sb., zákon č. 235/2004 Sb. a zákon č. 582/1991 Sb., ve znění účinném pro rok 2026.
Praktický důsledek je jednoduchý: běžnou přijatou fakturu, která zároveň slouží jako daňový doklad u plátce DPH, neuchováváte 5 let podle zákona o účetnictví, ale 10 let podle zákona o DPH. Pokud si nejste jistí, jakou roli konkrétní dokument hraje, podívejte se na přehled v článku účetní doklady.
Od kdy se archivační lhůta počítá?
Toto je nejčastější zdroj chyb. Lhůta neběží od data vystavení dokladu, ale od konce příslušného období.
- U účetních dokladů běží lhůta od konce účetního období, kterého se záznamy týkají (§ 31 odst. 2 zákona o účetnictví). Fakturu vystavenou 15. března 2026 tak archivujete od 31. prosince 2026 po dobu 5 let, tedy do konce roku 2031.
- U daňových dokladů k DPH běží 10letá lhůta od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 odst. 2 zákona o DPH).
- U mzdových listů plyne 45letá lhůta podle počtu kalendářních let následujících po roce, kterého se dokumenty týkají (§ 35a odst. 4 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení).
Modelový příklad: kdy mohu skartovat fakturu z roku 2026?
Jste plátce DPH a v dubnu 2026 přijmete fakturu za zboží. Tato faktura je zároveň daňovým dokladem.
- Účetní hledisko (§ 31 zákona o účetnictví): lhůta 5 let běží od 31. 12. 2026, konec 31. 12. 2031.
- DPH hledisko (§ 35 zákona o DPH): lhůta 10 let běží od konce zdaňovacího období roku 2026, konec 31. 12. 2036.
- Platí delší lhůta. Fakturu lze skartovat nejdříve 1. 1. 2037.
Jak dlouho archivovat faktury, když nejsem plátce DPH?
Pokud nejste plátcem DPH, lhůta podle zákona o DPH se vás netýká. Vystavené i přijaté faktury jsou pro vás účetními (případně daňovými) doklady, takže platí obecná lhůta 5 let podle § 31 zákona o účetnictví, respektive obdobně dlouhá lhůta pro účely daně z příjmů.
Pozor ale na to, že lhůty pro stanovení daně podle daňového řádu (zákon č. 280/2009 Sb.) mohou být v konkrétním případě delší, zejména pokud uplatňujete daňovou ztrátu. Po dobu, po kterou může finanční úřad daň doměřit, je rozumné podklady uchovávat, i kdyby čistě účetní pětiletá lhůta už uplynula. Proto se v praxi i u neplátců často archivuje déle, než ukládá samotný zákon o účetnictví.
Kdy se archivační lhůta prodlužuje?
Zákonná lhůta je minimum. V řadě situací se však prodlužuje, a to i bez vašeho zavinění. Podle § 32 zákona o účetnictví musíte účetní záznamy uchovávat déle, pokud:
- jsou nebo mohou být předmětem daňového řízení (uchovávají se až do jeho skončení),
- jsou předmětem řízení o sociálním nebo zdravotním pojištění,
- vyplývá to ze zvláštního zákona (typicky zákona o archivnictví, zákona o DPH nebo zákona o organizaci sociálního zabezpečení),
- je dokument potřebný pro uplatnění nároku v jiném řízení (například soudním nebo správním).
Jinými slovy: dokud běží jakákoli kontrola, řízení nebo spor, do kterého doklad spadá, skartovat nesmíte, ani kdyby standardní lhůta dávno uplynula. To je nejčastější past při skartaci. Než cokoli zlikvidujete, ověřte, že k dokladu neběží žádné řízení.
Jak dlouho se uchovávají mzdové a personální doklady?
Mzdová a personální agenda má vlastní, mnohem delší lhůty, protože dokumenty slouží jako podklad pro budoucí výpočet důchodů.
- Mzdové listy a účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění se uchovávají 45 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají (§ 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb.). Tato lhůta byla prodloužena z původních 30 let zákonem č. 455/2022 Sb. s účinností od 1. 1. 2023, a to s ohledem na zvyšující se důchodový věk.
- U mzdových listů poživatelů starobního důchodu činí lhůta jen 10 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají.
- Stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění vyhotovené v kalendářním roce, jehož se týkají, se uchovávají 3 kalendářní roky po roce, kterého se týkají.
Vedle těchto lhůt existují i další provozní lhůty pro personální dokumenty (například záznamy a doklady o údajích potřebných pro provádění nemocenského pojištění se podle § 96 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, uchovávají zpravidla 10 kalendářních let), které vyplývají z příslušných předpisů o sociálním zabezpečení. Pro jistotu vždy ověřte konkrétní druh dokumentu, protože mzdová agenda kombinuje účetní, daňové i pojistné lhůty.
Lze doklady archivovat elektronicky?
Ano. Zákon nepředepisuje papírovou podobu. Daňové doklady lze podle § 35a zákona o DPH uchovávat elektronicky, a to i tehdy, byly-li vystaveny v listinné podobě (a naopak). Po celou dobu archivace ale musíte zajistit tři vlastnosti, které u dokladu definuje § 34 zákona o DPH a které je uchovatel povinen podle § 35 zajistit po celou dobu uchovávání:
- věrohodnost původu (jistotu, kdo doklad vystavil),
- neporušenost obsahu (že obsah nebyl po vystavení změněn),
- čitelnost dokladu po celou dobu jeho uchovávání.
V praxi se věrohodnost a neporušenost zajišťuje uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou pečetí nebo kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem, případně auditní stopou spolehlivě propojující doklad s plněním. Pro dlouhodobou čitelnost se doporučuje formát PDF/A. Stejné principy věrohodnosti, neporušenosti a čitelnosti platí i pro účetní záznamy v elektronické podobě podle zákona o účetnictví.
Pokud skenujete papírové doklady a originály chcete skartovat, musí být převedená elektronická kopie pořízena tak, aby splnila uvedené tři podmínky. Jinak vám hrozí, že při kontrole nebude elektronická verze uznána a původní listinný doklad už nebudete mít.
Jak správně skartovat účetní doklady?
Skartace znamená zničení dokumentů po uplynutí archivační lhůty. U běžného podnikatele, který není tzv. původcem s povinností výběru archiválií, nejde o formální skartační řízení podle archivního zákona, ale o praktickou likvidaci. Přesto je vhodné postupovat systematicky.
- Zkontrolujte lhůtu. U každého souboru dokladů ověřte, že uplynula nejdelší z lhůt, které se na něj vztahují (účetní, DPH, sociální pojištění).
- Vyřaďte doklady v řízení. Ujistěte se, že k žádnému dokladu neběží daňová kontrola, soudní spor ani jiné řízení podle § 32 zákona o účetnictví.
- Zvažte zájem archivu. Některé organizace (zejména obchodní společnosti) mohou mít povinnost nabídnout vybrané dokumenty k posouzení příslušnému státnímu archivu podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví. Pokud se vás to týká, proveďte skartační řízení až po jeho stanovisku.
- Zničte doklady bezpečně. Listinné dokumenty obsahují osobní a daňové údaje. Skartujte je tak, aby je nešlo zneužít (skartovačka, certifikovaná skartační firma). U elektronických dat zajistěte trvalé smazání včetně záloh.
- Veďte záznam o skartaci. Doporučuje se sepsat jednoduchý skartační protokol s uvedením, jaké dokumenty a za jaké období byly zničeny a kdy.
Jaké jsou nejčastější chyby při archivaci dokladů?
- Počítání lhůty od data vystavení. Lhůta běží až od konce účetního, respektive zdaňovacího období, nikoli ode dne na faktuře. Tím se reálná doba archivace prodlužuje až o téměř celý rok (u dokladu z počátku roku), u dokladu z konce roku je prodloužení minimální.
- Použití kratší lhůty u faktury, která je daňovým dokladem. U plátce DPH platí 10 let podle zákona o DPH, ne 5 let podle zákona o účetnictví.
- Skartace v průběhu daňové kontroly. Dokud běží řízení, doklady nelze zničit, i kdyby standardní lhůta uplynula (§ 32 zákona o účetnictví).
- Zapomenutí na mzdové listy. Tyto dokumenty se uchovávají 45 let. Jejich skartace spolu s běžnými účetními doklady po 5 nebo 10 letech je vážné pochybení.
- Skenování bez zajištění věrohodnosti. Pokud naskenovaný doklad nesplňuje podmínky podle § 34 a § 35 zákona o DPH a originál skartujete, riskujete, že elektronická kopie nebude při kontrole uznána.
Shrnutí
Pro správnou archivaci v roce 2026 si pamatujte tři základní lhůty: 5 let pro účetní doklady, 10 let pro účetní závěrku a daňové doklady k DPH a 45 let pro mzdové listy. Lhůty počítejte od konce příslušného období a vždy aplikujte tu nejdelší, která se na dokument vztahuje. Před skartací ověřte, že k dokladům neběží žádné daňové ani jiné řízení, a u elektronických dokladů zajistěte věrohodnost, neporušenost a čitelnost po celou dobu uchovávání.
Často kladené otázky
Jak dlouho musím archivovat faktury jako plátce DPH?
Faktura, která je zároveň daňovým dokladem, se u plátce DPH uchovává 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb.). Tato lhůta má přednost před obecnou pětiletou lhůtou pro účetní doklady.
Od kdy se počítá archivační lhůta?
Lhůta běží od konce účetního, respektive zdaňovacího období, kterého se doklad týká, nikoli od data jeho vystavení. Doklad z března 2026 se tak začíná počítat až od 31. 12. 2026.
Můžu doklady uchovávat jen elektronicky a papírové originály vyhodit?
Ano, daňové doklady lze podle § 35a zákona o DPH uchovávat elektronicky. Musíte ale po celou dobu archivace zajistit věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost dokladu (tyto tři vlastnosti definuje § 34 zákona o DPH). Pokud převedená kopie tyto podmínky nesplní, hrozí, že nebude uznána.
Jak dlouho se archivují mzdové listy?
Mzdové listy a evidence pro účely důchodového pojištění se uchovávají 45 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají (§ 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb.). U mzdových listů poživatelů starobního důchodu je lhůta 10 let.
Co se stane, když doklad skartuji předčasně?
Předčasná skartace je porušením povinnosti uchovávat účetní záznamy. Při daňové kontrole nesete důkazní břemeno, a chybějící doklad může vést k doměření daně a sankcím. Pokud doklad zničíte v průběhu probíhajícího řízení, jde o závažné pochybení podle § 32 zákona o účetnictví.
Prodlužuje se archivační lhůta při daňové kontrole?
Ano. Podle § 32 zákona o účetnictví se doba uchovávání prodlužuje, jsou-li doklady předmětem daňového řízení, řízení o sociálním nebo zdravotním pojištění nebo jiného řízení. Skartovat smíte až po jeho skončení.
Jak dlouho zpětně může finanční úřad doměřit daň?
Daň lze doměřit jen v rámci lhůty pro stanovení daně podle § 148 daňového řádu (zákon č. 280/2009 Sb.). Základní lhůta je tříletá a běží od posledního dne lhůty pro podání řádného přiznání. Po jejím uplynutí už správce daně daň doměřit nemůže.
Lhůta se ale může prodlužovat a přerušovat – například zahájením daňové kontroly, podáním dodatečného přiznání v posledních měsících běhu lhůty nebo doměřením v této době. Souhrnně nesmí lhůta pro stanovení daně přesáhnout deset let. Zvláštní pravidla platí u daňové ztráty, kde se lhůta odvíjí od období, v němž lze ztrátu uplatnit. Proto se účetní doklady doporučuje uschovávat až do konce této lhůty.
Jaké doklady musím při daňové kontrole předložit a jak dlouho je mám uchovávat?
Při kontrole musíte doložit vše, čím prokazujete údaje z přiznání: daňovou evidenci nebo účetnictví, faktury a účtenky k příjmům i výdajům, bankovní výpisy, smlouvy, evidenci majetku a u plátce DPH také daňové doklady a evidenci pro účely DPH. Důkazní břemeno nese daňový subjekt – pokud výdaj nebo nárok nedoložíte, úřad ho nemusí uznat a může daň doměřit.
Doklady proto uchovávejte po celou dobu, po kterou vám lze daň doměřit. Účetní záznamy se obecně archivují několik let podle zákona o účetnictví a daňové doklady pro účely DPH podle zákona o DPH; prakticky se vyplatí navázat archivaci na lhůtu pro stanovení daně. Vedení dokladů a evidence rozebírá článek účetní doklady.