Daňová evidence OSVČ

Ve zkratce: Daňová evidence je nejjednodušší zákonem upravený způsob, jak OSVČ sleduje příjmy a výdaje pro výpočet daně z příjmů. Vychází z § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, a stojí na principu cash basis — do základu daně se počítá příjem až ve chvíli, kdy peníze skutečně přijdou, a výdaj ve chvíli, kdy je skutečně zaplacen. Daňová evidence musí obsahovat údaje o příjmech a výdajích (v členění pro zjištění základu daně) a údaje o majetku a dluzích. Základ daně je pak prostý rozdíl mezi zdanitelnými příjmy a daňovými výdaji za kalendářní rok. Daňovou evidenci může vést OSVČ, která uplatňuje skutečné výdaje, není zapsaná v obchodním rejstříku a její obrat nepřesáhl 25 000 000 Kč za předchozí kalendářní rok.

Tento návod vysvětluje, co přesně daňová evidence je, kdo ji vede, z jakých knih se skládá, jak ji vést krok za krokem, jak dlouho archivovat doklady a jaké chyby OSVČ dělají nejčastěji. Čísla a paragrafy platí pro zdaňovací období roku 2026.

Co je daňová evidence?

Daňová evidence je evidence příjmů a výdajů a evidence majetku a dluhů, kterou vede podnikatel — fyzická osoba (OSVČ) — pro účely zjištění základu daně z příjmů. Upravuje ji § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (dále jen „ZDP").

Klíčové je, že daňová evidence není účetnictví. Liší se v tom, kdy se příjem nebo výdaj promítne do základu daně:

• Daňová evidence (cash basis, hotovostní princip): rozhoduje okamžik zaplacení. Příjem zdaníte, až když peníze skutečně dorazí na účet nebo do pokladny; výdaj uplatníte, až když ho skutečně uhradíte. Vystavená, ale nezaplacená faktura základ daně neovlivní.
• Účetnictví (akruální princip): rozhoduje okamžik vzniku výnosu a nákladu, bez ohledu na zaplacení. Základ daně se počítá z rozdílu výnosů a nákladů.

Daňová evidence proto bývá pro drobné podnikatele administrativně mnohem jednodušší: nepotřebujete podvojné zápisy, rozvahu ani výkaz zisku a ztráty. Sledujete v zásadě peněžní toky plus stav majetku a dluhů ke konci roku.

Pojem cash basis (hotovostní princip) znamená, že o příjmu nebo výdaji rozhoduje datum platby, ne datum vystavení dokladu. Je to základní logika celé daňové evidence.

Kdo může a kdo musí vést daňovou evidenci?

Daňovou evidenci vede OSVČ, která zdaňuje příjmy ze samostatné činnosti podle § 7 ZDP, uplatňuje skutečné (prokazatelné) výdaje a zároveň jí zákon neukládá vést účetnictví.

Povinnost vést účetnictví (a tím pádem nemožnost zůstat u daňové evidence) má fyzická osoba podle § 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zejména pokud:

• je zapsaná v obchodním rejstříku, nebo
• její obrat podle zákona o DPH přesáhl za bezprostředně předcházející kalendářní rok 25 000 000 Kč, nebo
• se k vedení účetnictví rozhodne dobrovolně, případně jí to ukládá zvláštní předpis.

Zdroj: § 2a, § 7, § 7a a § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, a § 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pro rok 2026. Paušální režim vymezuje § 2a ZDP (kdo je poplatník v paušálním režimu a jaká jsou pásma), § 7a ZDP upravuje, že daňová povinnost se rovná paušální dani. Hranice obratu 25 000 000 Kč pro vznik povinnosti vést účetnictví u fyzické osoby vyplývá ze zákona o účetnictví.

Pozor na rozdíl: i když uplatňujete výdajový paušál místo skutečných výdajů, plnohodnotnou daňovou evidenci vést nemusíte — stačí evidence příjmů a evidence pohledávek (§ 7 odst. 8 ZDP). Která varianta se vyplatí, rozebírá článek výdajové paušály.

Co musí daňová evidence obsahovat?

Zákon (§ 7b odst. 1 ZDP) vyžaduje, aby daňová evidence obsahovala údaje o:

1. příjmech a výdajích, v členění potřebném pro zjištění základu daně (tj. odlišení zdanitelných příjmů a daňově uznatelných výdajů od těch, které se do základu daně nezahrnují), a
2. majetku a dluzích.

Zákon nepředepisuje konkrétní formu ani povinné formuláře — můžete ji vést v sešitu, v tabulkovém procesoru (Excel) i v účetním programu; pro drobné OSVČ existují i bezplatné nástroje pro vedení evidence a fakturaci. V praxi se daňová evidence skládá z těchto částí:

Zdroj: § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Pro obsahové vymezení složek majetku odkazuje § 7b odst. 2 ZDP na úpravu pro účetnictví; konkrétní formu knih zákon neurčuje, rozhodující je, aby evidence umožnila zjistit základ daně a doložit majetek a dluhy.

Ke každému zápisu musíte mít doklad (fakturu, paragon, výpis z účtu, příjmový/výdajový doklad). Doklady je vhodné průběžně číslovat a popisovat, aby šly k zápisu jednoznačně dohledat. Jak správně vystavovat doklady na straně příjmů, shrnuje fakturace OSVČ.

Jak se z daňové evidence počítá základ daně?

Základ daně z příjmů ze samostatné činnosti je při vedení daňové evidence rozdíl mezi zdanitelnými příjmy a daňovými výdaji za kalendářní rok:

Dílčí základ daně (§ 7 ZDP) = zdanitelné příjmy − daňové výdaje

Do příjmů patří vše, co jste v daném roce skutečně přijali v souvislosti s podnikáním (úhrady faktur, platby v hotovosti, přijaté zálohy). Do výdajů patří vše, co jste zaplatili na dosažení, zajištění a udržení příjmů (nákup materiálu, nájem, energie, pojistné placené v souvislosti s činností, odpisy majetku).

Protože platí hotovostní princip, nezaplacené faktury (ani vaše vystavené, ani přijaté) se do základu daně v daném roce nepromítnou — proto je nutné vést knihu pohledávek a knihu dluhů, aby byl přehled úplný.

Modelový příklad: grafička na volné noze

OSVČ grafička vede daňovou evidenci a v roce 2026 má:

• Příjmy (skutečně přijaté úhrady faktur): 720 000 Kč
• Výdaje (zaplacené — software, technika do 80 000 Kč, nájem ateliéru, internet): 180 000 Kč

Dílčí základ daně = 720 000 − 180 000 = 540 000 Kč.

Z tohoto dílčího základu daně se počítá daň z příjmů. Orientačně při sazbě 15 % vychází daň 81 000 Kč; po uplatnění základní slevy na poplatníka 30 840 Kč za rok 2026 by daň činila přibližně 50 160 Kč (výpočet je ilustrativní a neobsahuje další slevy ani odčitatelné položky).

Stejný dílčí základ daně je zároveň východiskem pro vyměřovací základy sociálního a zdravotního pojištění — nejde však o vztah 1:1: vyměřovacím základem OSVČ je u sociálního pojištění 55 % a u zdravotního pojištění 50 % daňového základu (pro rok 2026, s ohledem na minimální vyměřovací základy). Z dílčího základu 540 000 Kč by tak vyměřovací základ pro sociální pojištění činil 297 000 Kč a pro zdravotní pojištění 270 000 Kč.

Kdyby měla grafička na konci roku vystavenou neuhrazenou fakturu na 50 000 Kč, do příjmů roku 2026 ji nezahrne — eviduje ji jen v knize pohledávek a zdaní až v roce, kdy peníze přijdou.

Zdroj: § 7 a § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů; sazba daně 15 % a sleva na poplatníka 30 840 Kč/rok pro rok 2026 dle § 16 a § 35ba ZDP. Vyměřovací základ OSVČ 55 % (sociální pojištění) a 50 % (zdravotní pojištění) daňového základu dle § 5b zákona č. 589/1992 Sb. a § 3a zákona č. 592/1992 Sb. Hranice 80 000 Kč pro hmotný majetek dle § 26 odst. 2 ZDP — věci do této hranice lze uplatnit jednorázově do výdajů, nad ni se odpisují. Příklad je ilustrativní.

Daňová evidence krok za krokem

Vedení daňové evidence během roku má jednoduchou rutinu:

1. Zaeviduj každý příjem a výdaj. Při každé platbě (na účet i v hotovosti) zapiš do deníku datum, částku, popis a číslo dokladu a rozliš, zda je položka daňová, nebo ne.
2. Veď knihu pohledávek a dluhů. Vystavenou fakturu zapiš do knihy pohledávek, přijatou do knihy dluhů; po úhradě doplň datum zaplacení (tehdy se promítne do deníku).
3. Zakládej a čísluj doklady. Ke každému zápisu měj doklad; doklady čísluj a archivuj tak, abys je k zápisu dohledal.
4. Veď evidenci majetku a odpisy. Pro každý dlouhodobý majetek (vstupní cena nad 80 000 Kč) založ inventární kartu a odpisový plán; roční odpis promítni do výdajů.
5. Na konci roku proveď inventuru zásob. Podle § 7b odst. 4 ZDP zjisti ke konci zdaňovacího období skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů a zápis o tom ulož.
6. Uzávěrkové úpravy a sestavení základu daně. Z deníku zjisti rozdíl příjmů a výdajů a o případné položky (např. nepeněžní úpravy podle § 23 ZDP) základ daně uprav.
7. Podej daňové přiznání a přehledy. Výsledek přenes do daňového přiznání a do přehledů pro OSSZ a zdravotní pojišťovnu.

Jak dlouho se daňová evidence a doklady archivují?

Daňovou evidenci a doklady musíte uchovávat minimálně po dobu, po kterou vám správce daně může doměřit daň — tedy po celou lhůtu pro stanovení daně podle § 148 zákona č. 280/2009 Sb., daňového řádu.

• Základní lhůta pro stanovení daně činí 3 roky (§ 148 odst. 1 daňového řádu). Běží ode dne, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání.
• Lhůta se může v zákonem stanovených případech prodloužit (např. o 1 rok při některých úkonech podle § 148 odst. 2, při daňové ztrátě, kontrole apod.), maximálně však na 10 let (§ 148 odst. 5).

V praxi proto OSVČ obvykle uchovávají doklady k daňové evidenci nejméně 3 roky, a kde hrozí prodloužení lhůty, i déle. Pozor: pokud jste plátce DPH, daňové doklady pro účely DPH se uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH).

Zdroj: § 148 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, a § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pro rok 2026. Lhůty pro stanovení daně se mohou prodlužovat dle § 148 daňového řádu; uvedené doby jsou minima, opatrnější je archivovat po celou možnou délku lhůty.

Daňová evidence, nebo výdajový paušál?

OSVČ má na výběr, jak uplatní výdaje. Daňová evidence (skutečné výdaje) se vyplatí, když máte vysoké reálné náklady. Pokud jsou náklady nízké, bývá výhodnější a jednodušší výdajový paušál — procento z příjmů, u kterého žádnou evidenci výdajů vést nemusíte.

Zdroj: § 7 odst. 7 a § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Sazby výdajových paušálů pro rok 2026: 80 % (max. 1 600 000 Kč), 60 % (max. 1 200 000 Kč), 40 % (max. 800 000 Kč), 30 % (max. 600 000 Kč) dle druhu činnosti.

Detailní srovnání i výši paušálů podle druhu činnosti najdete v článku výdajové paušály.

Časté chyby v daňové evidenci

• Záměna data vystavení a data úhrady. V daňové evidenci rozhoduje zaplacení, ne datum faktury. Zápis příjmu k datu vystavení faktury je nejčastější chyba.
• Nevedení knihy pohledávek a dluhů. Bez nich nelze ke konci roku doložit majetek a dluhy podle § 7b ZDP a hrozí nesrovnalosti při kontrole.
• Jednorázový odpis drahého majetku. Hmotný majetek se vstupní cenou nad 80 000 Kč nelze dát celý do výdajů najednou — musí se odpisovat (§ 26 a násl. ZDP).
• Vynechání inventury ke konci roku. Skutečný stav zásob a majetku je třeba zjistit a zapsat (§ 7b odst. 4 ZDP).
• Předčasná skartace dokladů. Doklady se ničí až po uplynutí lhůty pro stanovení daně (zpravidla 3 roky, u DPH 10 let).
• Míchání soukromých a podnikatelských plateb. Do evidence patří jen položky související s podnikáním; soukromé výdaje nejsou daňově uznatelné.

Shrnutí

Daňová evidence podle § 7b ZDP je nejjednodušší zákonný způsob, jak OSVČ se skutečnými výdaji sleduje příjmy a výdaje pro daň z příjmů. Funguje na hotovostním principu — rozhoduje datum zaplacení. Musí obsahovat údaje o příjmech a výdajích a údaje o majetku a dluzích; v praxi se skládá z deníku příjmů a výdajů, knihy pohledávek, knihy dluhů a evidence majetku se odpisy. Základ daně je rozdíl příjmů a výdajů. Daňovou evidenci vede OSVČ s obratem do 25 mil. Kč, která není v obchodním rejstříku; nad tuto hranici nebo při zápisu v rejstříku vzniká povinnost vést účetnictví. Doklady se archivují po celou lhůtu pro stanovení daně — zpravidla 3 roky, u plátců DPH daňové doklady 10 let.

Často kladené otázky

Musí daňovou evidenci vést každá OSVČ?

Ne. Daňovou evidenci vede OSVČ, která uplatňuje skutečné výdaje a není povinna vést účetnictví. Kdo zvolí výdajový paušál, vede jen evidenci příjmů a pohledávek; kdo je v paušálním režimu (paušální daň podle § 2a a § 7a ZDP), vede jen jednoduchou evidenci příjmů pro kontrolu limitů. Účetnictví musí vést OSVČ s obratem nad 25 000 000 Kč nebo zapsaná v obchodním rejstříku.

Jaký je rozdíl mezi daňovou evidencí a účetnictvím?

Daňová evidence stojí na hotovostním principu (cash basis) — příjem i výdaj se počítají podle data zaplacení a základ daně je rozdíl příjmů a výdajů. Účetnictví stojí na akruálním principu — výnos a náklad vznikají bez ohledu na zaplacení a základ daně je rozdíl výnosů a nákladů. Daňová evidence je administrativně výrazně jednodušší a nevyžaduje podvojné zápisy.

V čem mohu daňovou evidenci vést?

Zákon neurčuje povinnou formu. Daňovou evidenci lze vést ručně v sešitu, v tabulce (Excel) i v účetním či ekonomickém programu. Rozhodující je, aby umožnila zjistit základ daně a doložit majetek a dluhy podle § 7b ZDP a aby ke každému zápisu existoval doklad.

Jak dlouho musím doklady k daňové evidenci uchovávat?

Po dobu, po kterou může správce daně daň stanovit — podle § 148 daňového řádu zpravidla 3 roky, ve stanovených případech až 10 let. Jste-li plátce DPH, daňové doklady pro účely DPH uchovávejte 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 zákona o DPH).

Co se stane s nezaplacenou fakturou na konci roku?

Vystavená, ale do konce roku neuhrazená faktura se do příjmů daného roku nezahrnuje — do základu daně vstoupí až v roce, kdy peníze skutečně přijdou. Vedete ji ovšem v knize pohledávek, aby byl přehled o majetku úplný. Stejně tak přijatá, ale nezaplacená faktura patří do knihy dluhů a do výdajů vstoupí až po úhradě.

Můžu během roku přejít z paušálu na daňovou evidenci?

Způsob uplatnění výdajů (skutečné výdaje versus paušál) volíte za celé zdaňovací období v daňovém přiznání, ne v jeho průběhu. Změna mezi paušálem a skutečnými výdaji navíc může vyžadovat úpravu základu daně za předchozí rok (dodanění pohledávek, zásob apod.) podle § 23 odst. 8 ZDP. Změnu je proto vhodné naplánovat a případně konzultovat s daňovým poradcem.

Co musí daňová evidence OSVČ obsahovat?

Podle § 7b odst. 1 zákona o daních z příjmů musí daňová evidence obsahovat údaje o příjmech a výdajích (v členění, které umožní zjistit základ daně, tedy oddělit zdanitelné příjmy a daňově uznatelné výdaje od těch ostatních) a údaje o majetku a dluzích. Zákon nepředepisuje povinné formuláře ani konkrétní formu — vést ji lze v sešitu, v Excelu i v účetním programu.

V praxi se evidence skládá z deníku (knihy) příjmů a výdajů, knihy pohledávek (vystavené neuhrazené faktury), knihy dluhů (přijaté nezaplacené faktury), evidence dlouhodobého majetku s inventárními kartami a odpisovým plánem a podle situace i evidence zásob či mzdové evidence. Ke každému zápisu musíte mít doklad (faktura, paragon, výpis z účtu, příjmový nebo výdajový doklad), aby šel zápis jednoznačně doložit.

Kdy a jak přejde OSVČ z daňové evidence na účetnictví?

Povinnost vést účetnictví vzniká fyzické osobě podle § 1 zákona č. 563/1991 Sb. zejména tehdy, když se zapíše do obchodního rejstříku, nebo když její obrat podle zákona o DPH přesáhne za bezprostředně předcházející kalendářní rok 25 000 000 Kč; účetnictví lze začít vést i dobrovolně. Účetnictví se pak otevírá od prvního dne účetního období, které následuje po roce, v němž se OSVČ stala účetní jednotkou.

Přechod není jen administrativní krok — protože účetnictví pracuje s akruálním principem (na rozdíl od hotovostního principu daňové evidence), je nutné provést úpravu základu daně za přechodové období, zejména dodanit pohledávky a zásoby evidované ke dni přechodu. Tyto úpravy mají v ZDP samostatná pravidla, proto se přechod vyplatí naplánovat a konzultovat s daňovým poradcem.

Co je účtová osnova a potřebuje ji OSVČ vedoucí daňovou evidenci?

Účtová osnova je uspořádaný seznam syntetických účtů, na které se v podvojném účetnictví zachycují majetek, dluhy, náklady a výnosy. Slouží k tomu, aby každá účetní operace měla jednoznačné zařazení a aby z ní bylo možné sestavit rozvahu a výkaz zisku a ztráty. Je to nástroj účetnictví, ne daňové evidence.

OSVČ, která vede daňovou evidenci podle § 7b ZDP, účtovou osnovu nepotřebuje — daňová evidence stojí na hotovostním principu a sleduje jen příjmy, výdaje, majetek a dluhy, nikoli soustavu účtů. S účtovou osnovou pracuje až ten, komu vzniká povinnost vést účetnictví (zápis v obchodním rejstříku nebo obrat nad 25 000 000 Kč).

Kdy se vede jednoduché účetnictví a může ho vést OSVČ?

Jednoduché účetnictví je samostatný režim podle zákona o účetnictví, určený především neziskovým subjektům (například spolkům, církevním organizacím nebo honebním společenstvům) při splnění zákonných podmínek. Není totožné s daňovou evidencí ani s plným podvojným účetnictvím.

Běžná podnikající OSVČ jednoduché účetnictví nevede — pokud uplatňuje skutečné výdaje, vede daňovou evidenci podle § 7b ZDP, a teprve při zápisu do obchodního rejstříku nebo při překročení obratu 25 000 000 Kč přechází na (podvojné) účetnictví. Jednoduché účetnictví tak pro typickou OSVČ není volbou.

Jaký je rozdíl mezi daňovou kontrolou a postupem k odstranění pochybností?

Postup k odstranění pochybností (POP) je rychlejší a užší nástroj. Správce daně ho zahájí výzvou, když má v konkrétním přiznání pochybnost o jednom či několika údajích – chce, abyste je vysvětlili nebo doložili. Typicky řeší jeden problém, třeba neuznatelný výdaj nebo nadměrný odpočet DPH, a po vyjasnění končí.

Daňová kontrola je širší a důkladnější prověření – úřad systematicky kontroluje celé přiznání nebo i více zdaňovacích období a má širší oprávnění (nahlížení do účetnictví, výslechy, místní šetření). Probíhá podle daňového řádu (zákon č. 280/2009 Sb.), zahajuje se a uzavírá formálně a její výsledek se shrnuje do zprávy o daňové kontrole. Pokud se pochybnost při POP nepodaří odstranit, může na něj daňová kontrola navázat.

Jak vybrat mezi daňovou evidencí, paušálem a účetnictvím?

Začněte tím, co si můžete zvolit a co je dáno zákonem. Účetnictví si zpravidla nevybíráte — povinnost ho vést vzniká, až když se zapíšete do obchodního rejstříku nebo váš obrat za předchozí rok přesáhne 25 000 000 Kč (§ 1 zákona č. 563/1991 Sb.). Dokud tyto hranice nepřekročíte, volíte jen mezi tím, jak uplatníte výdaje: skutečné výdaje (daňová evidence), nebo výdajový paušál.

Mezi daňovou evidencí a výdajovým paušálem rozhoduje výše reálných nákladů. Máte-li vysoké doložitelné výdaje (materiál, nájem, technika, subdodávky), vyplatí se daňová evidence, kde do základu daně dáte skutečně zaplacené výdaje. Při nízkých nákladech bývá výhodnější a administrativně jednodušší výdajový paušál — uplatníte procento z příjmů (30–80 % podle druhu činnosti) a vedete jen evidenci příjmů a pohledávek. Třetí variantou je paušální režim (paušální daň): jednou měsíční platbou (I. pásmo 9 984 Kč, od 1. 7. 2026 9 162 Kč) vyřídíte daň i pojistné, ale jen za splnění zákonných podmínek a bez možnosti uplatnit slevy a odpočty.

Praktické vodítko: spočítejte si daň při skutečných výdajích a při paušálu a porovnejte. U paušálního režimu navíc ověřte limity příjmů a to, že vám nezůstanou nevyužité slevy. Podrobné srovnání včetně sazeb a stropů paušálů najdete v článku výdajové paušály.