Předávací protokol k předání účetnictví — vzor ke stažení (2026)

Ve zkratce: Předávací protokol je písemný doklad o tom, co předávající (původní účetní nebo účetní firma) předal přebírajícímu (nové účetní nebo přímo podnikateli) při změně zpracovatele účetnictví. Není zákonem stanovenou povinnou náležitostí — žádný paragraf jeho obsah nevyjmenovává —, je to však klíčový ochranný dokument: dokládá rozsah předaných dokladů, knih, dat a přístupů a navazuje na povinnost vést účetnictví úplné a průkazné (§ 8 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví) a na archivační lhůty (§ 31 téhož zákona). Odpovědnost za vedení účetnictví zůstává vždy na účetní jednotce, i když je pověřena jiná osoba (§ 5 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb.). Vzor je určen účetním, účetním firmám a podnikatelům, kteří mění zpracovatele účetnictví nebo si je berou do vlastní režie.

Kdy vzor použít

• Při změně účetní firmy — předáváte agendu novému zpracovateli a chcete doložit, co bylo skutečně předáno.
• Při převzetí účetnictví do vlastní režie podnikatele.
• Při ukončení spolupráce s externí účetní, kdy potřebujete soupis vrácených dokladů a dat.
• Když jako přebírající chcete mít doložené, co jste převzali a co případně chybí (výhrady).
• Při interním předání agendy mezi dvěma účetními uvnitř jedné firmy, je-li vhodné předání zdokumentovat.

Kdy ho NEpoužívat bez úprav / na co si dát pozor

• Nenahrazuje smlouvu o vedení účetnictví ani zpracovatelskou smlouvu podle GDPR. Předání osobních údajů zaměstnanců a obchodních partnerů mezi správcem a zpracovatelem se řeší samostatnou zpracovatelskou smlouvou, ne tímto protokolem.
• Neřeší plné moci u úřadů. Odvolání plné moci původní účetní a udělení nové plné moci u finančního úřadu, ČSSZ a zdravotní pojišťovny je samostatný úkon — protokol o něm pouze informuje, sám jej neprovádí.
• Nezbavuje účetní jednotku odpovědnosti. Ani podepsaný protokol nepřenáší odpovědnost za vedení účetnictví — ta podle § 5 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb. zůstává vždy na účetní jednotce (podnikateli, korporaci).
• Položky vyjmenujte konkrétně. Obecná formulace typu „předáno kompletní účetnictví" v případě sporu nic neprokazuje — uveďte konkrétní knihy, druhy dokladů, období a počty.
• Tento vzor je obecná pomůcka, nikoli právní, daňové ani účetní poradenství. U sporných nebo rozsáhlých předání (nedoložené období, chybějící doklady, otevřené daňové povinnosti) doporučujeme nechat konkrétní znění zkontrolovat advokátem, daňovým poradcem nebo zkušenou účetní.

Povinné náležitosti

Předávací protokol nemá zákonem předepsané náležitosti (není to povinný dokument). Aby ale plnil svou ochrannou funkci a navazoval na zákonné povinnosti účetní jednotky, měl by obsahovat:

Pro rok 2026 platí archivační lhůty beze změny: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh se uchovávají nejméně 5 let, účetní závěrka a výroční zpráva 10 let (§ 31 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb.); daňové doklady pro účely DPH 10 let (§ 35 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb.).

Vzorové znění

PŘEDÁVACÍ PROTOKOL

o předání a převzetí účetnictví a účetních dokladů

Předávající (původní zpracovatel účetnictví):

[Jméno a příjmení / Obchodní firma] IČO: [IČO] / DIČ: [DIČ] Adresa / sídlo: [Adresa / Sídlo] Zastoupen(a): [Jméno a příjmení osoby oprávněné jednat — u právnické osoby] (dále jen „předávající")

Přebírající (nový zpracovatel účetnictví / podnikatel):

[Jméno a příjmení / Obchodní firma] IČO: [IČO] / DIČ: [DIČ] Adresa / sídlo: [Adresa / Sídlo] Zastoupen(a): [Jméno a příjmení osoby oprávněné jednat — u právnické osoby] (dále jen „přebírající")

Účetní jednotka, jejíž účetnictví se předává:

[Název účetní jednotky] IČO: [IČO účetní jednotky] (je-li shodná s přebírajícím, uveďte „totožná s přebírajícím")

I. Předmět a období předání

Předávající předává a přebírající přebírá níže uvedené účetnictví, účetní knihy, doklady, datové soubory a přístupy účetní jednotky [Název účetní jednotky] za období [od — do, např. 1. 1. 2025 – 30. 6. 2026].

Smluvní strany berou na vědomí, že pověřením jiné osoby vedením účetnictví se účetní jednotka nezbavuje odpovědnosti za jeho vedení (§ 5 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví).

II. Předané účetní knihy a doklady (v listinné podobě)

III. Předané datové soubory a software

Přihlašovací údaje k účetnímu software / službám: [Uveďte rozsah předaných přístupů, nebo „nepředávají se"].

IV. Stav daňových povinností ke dni předání

V. Předané přístupy a plné moci

• Plná moc u finančního úřadu: [předána / odvolána / k odvolání — popis]
• Plná moc u ČSSZ a zdravotní pojišťovny: [popis]
• Přístup do datové schránky: [popis]
• [Další přístupy a pověření]

Smluvní strany berou na vědomí, že odvolání a udělení plných mocí u úřadů a změnu přístupu do datové schránky je třeba provést samostatnými úkony u příslušných institucí; tento protokol je pouze eviduje.

VI. Výhrady a chybějící dokumenty

[Uveďte konkrétní výhrady přebírajícího a seznam dokumentů, které nebyly předány a mají být doplněny do [Datum]. Nejsou-li žádné, uveďte „bez výhrad".]

VII. Archivace

Předané doklady a záznamy se uchovávají po zákonné archivační lhůty: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh nejméně 5 let, účetní závěrka a výroční zpráva 10 let (§ 31 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb.); daňové doklady pro účely DPH 10 let (§ 35 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb.). Lhůty se počítají od konce období, kterého se doklady týkají, a mohou se prodloužit, jsou-li doklady použity v jiném řízení (§ 32 zákona č. 563/1991 Sb.).

VIII. Závěrečná ujednání

Tento protokol je vyhotoven ve dvou stejnopisech, z nichž každá strana obdrží po jednom. Předávající i přebírající svým podpisem stvrzují, že předmět předání odpovídá výše uvedenému soupisu.

V [Místo] dne [Datum]

............................................ [Jméno a příjmení / Obchodní firma] předávající [podpis, případně osoba oprávněná jednat a její funkce]

............................................ [Jméno a příjmení / Obchodní firma] přebírající [podpis, případně osoba oprávněná jednat a její funkce]

Poznámky k vyplnění

• Strany (záhlaví). U fyzické osoby uveďte jméno, příjmení, IČO a adresu; u právnické osoby obchodní firmu, IČO, DIČ, sídlo a osobu oprávněnou jednat. Je-li přebírajícím přímo podnikatel (převzetí do vlastní režie), uveďte u účetní jednotky „totožná s přebírajícím".
• Období (čl. I). Vymezte přesně období, kterého se předání týká (např. „1. 1. 2025 – 30. 6. 2026"). Při změně účetní firmy v polovině roku rozlište běžné a minulé období — bez dat minulého období nelze ověřit návaznost počátečních zůstatků.
• Knihy a doklady (čl. II). Položky raději vyjmenujte konkrétně podle druhů a uveďte počty (ks nebo šanonů); obecné „kompletní účetnictví" v případě sporu nic neprokazuje. Řádky, které se vás netýkají, z tabulky odstraňte.
• Datové soubory (čl. III). Uveďte formát exportu (XML, datová záloha software), médium předání a zda se předávají přihlašovací údaje. Přístupová hesla raději předávejte odděleně, ne přímo v textu protokolu.
• Daňové povinnosti (čl. IV). U každého přiznání a přehledu vyznačte, zda je podané, případně do kdy se má podat. Nepodané kontrolní hlášení nebo přehled je riziko pokuty, které přebírá účetní jednotka — proto stav uveďte přesně.
• Přístupy a plné moci (čl. V). Protokol plné moci jen eviduje; odvolání plné moci původní účetní a udělení nové u finančního úřadu, ČSSZ a zdravotní pojišťovny proveďte samostatnými úkony u úřadů. Po předání agendy zrušte přístup předchozí účetní do datové schránky.
• Výhrady (čl. VI). Sem patří vše, co chybí nebo je sporné, a termín doplnění. Nejsou-li výhrady, výslovně uveďte „bez výhrad" — chrání to obě strany.
• Archivace (čl. VII). Pro rok 2026 platí lhůty 5 let (doklady, knihy, soupisy) a 10 let (závěrka, daňové doklady DPH). Přebírající si vyžádá doklady za všechna dosud neuplynulá období, ne jen za běžný rok.
• Stejnopisy a podpisy (čl. VIII). Protokol podepisují obě strany a vyhotovuje se ve dvou stejnopisech. U právnické osoby podepisuje osoba oprávněná jednat; doplňte její funkci.

Související

• Převzetí účetnictví: na co si dát pozor — kompletní postup při změně účetní firmy a co musí předávací protokol obsahovat.
• Archivace účetních dokladů — jak dlouho se uchovávají doklady, které přebíráte.
• Inventarizace — dokladové odsouhlasení zůstatků, které je vhodné provést při převzetí účetnictví.

Zdroje

• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 5 odst. 2 (odpovědnost účetní jednotky), § 8 odst. 1 (úplnost a průkaznost účetnictví), § 31 odst. 2 a § 32 (archivační lhůty a jejich prodloužení) — zakonyprolidi.cz.
• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, § 35 odst. 2 (uchování daňových dokladů pro účely DPH 10 let) — zakonyprolidi.cz.