Převzetí účetnictví: na co si dát pozor

Ve zkratce: Při převzetí účetnictví od předchozí účetní nebo účetní firmy si vždy vyžádejte písemný předávací protokol se seznamem všech předaných dokladů, účetních knih a datových souborů, zkontrolujte návaznost počátečních zůstatků na poslední účetní závěrku, ověřte stav nepodaných přiznání a přehledů a vyřešte plné moci a přístup do datové schránky. Klíčové je vědět, že pověřením jiné osoby vedením účetnictví se účetní jednotka odpovědnosti nezbavuje (§ 5 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví) – za správnost účetnictví odpovídá vždy podnikatel, ne externí účetní.

Změna účetní firmy nebo převzetí účetnictví do vlastní režie patří k situacím, kde se nejvíce vyplatí systematická kontrola. Pokud novou účetní firmu teprve hledáte, můžete porovnat nabídku v přehledu účetních kanceláří. Pokud převezmete účetnictví, které není kompletní nebo nenavazuje na předchozí období, zdědíte i jeho chyby – a odpovědnost vůči finančnímu úřadu i správě sociálního zabezpečení nese účetní jednotka, nikoli předchozí účetní. Tento přehled vás krok za krokem provede tím, co si vyžádat, co zkontrolovat a čemu se vyhnout.

Informace na této stránce mají obecný informační charakter a nenahrazují účetní, daňové ani právní poradenství a nemusí pokrývat vaši konkrétní situaci.

Proč je převzetí účetnictví rizikové?

Ve zkratce: Protože odpovědnost za vedení účetnictví zůstává vždy na účetní jednotce. I když účetnictví vede externí účetní, za jeho správnost, úplnost a průkaznost ručí podnikatel (§ 5 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb.). Nekompletní nebo nenavazující účetnictví proto přebíráte na vlastní riziko.

Zákon o účetnictví v § 5 odst. 2 výslovně stanoví, že pověřením vedením svého účetnictví jinou osobou se účetní jednotka nezbavuje odpovědnosti za vedení účetnictví. To má v praxi zásadní dopad: jestliže nová účetní převezme nesprávně vedené účetnictví a chyba se projeví při kontrole, sankci dostane účetní jednotka (podnikatel, obchodní korporace), nikoli předchozí externí účetní. Případné nároky vůči předchozí účetní řeší soukromé právo (smlouva, náhrada škody) – nikoli daňové či účetní předpisy.

K tomu se pojí požadavek na kvalitu účetnictví. Podle § 8 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb. je účetní jednotka povinna vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů. Pokud převzaté účetnictví některý z těchto znaků nesplňuje – chybí doklady, zůstatky nenavazují, evidence je neúplná –, neunese účetní jednotka při případné kontrole důkazní břemeno. Proto se převzetí nikdy nemá brát jako pouhé „překlopení dat", ale jako kontrolní okamžik.

Druhým důvodem je daňová a odvodová kontinuita. Účetnictví a daňová přiznání na sebe navazují napříč obdobími: počáteční zůstatky nového roku musí odpovídat konečným zůstatkům roku předchozího, odpisy pokračují podle dříve zvolené metody, daňové ztráty se uplatňují podle minulých přiznání. Když převezmete účetnictví bez kontroly návaznosti, riskujete, že chyba minulého období „pojede" dál a projeví se až při kontrole s úroky a penále.

Co si vyžádat při převzetí účetnictví?

Ve zkratce: Vyžádejte si kompletní účetní data v elektronické i listinné podobě, poslední účetní závěrku, podaná daňová přiznání a přehledy, evidenci majetku a odpisové plány, seznam neuzavřených dokladů a všechny přístupy a plné moci. Vše musí být zachyceno v předávacím protokolu.

Předchozí účetní by vám měla předat ucelený soubor podkladů. Minimální rozsah, který je rozumné požadovat:

• Účetní data za běžné i minulé období – kompletní účetní deník, hlavní kniha, obratová předvaha, případně datový export ze software (XML, datová záloha). Bez dat z minulého období nelze ověřit návaznost zůstatků.
• Poslední účetní závěrku – rozvaha, výkaz zisku a ztráty, příloha; u jednotek s povinným auditem i zprávu auditora. Závěrka je výchozím bodem pro počáteční zůstatky nového období.
• Podaná daňová přiznání a přehledy – přiznání k dani z příjmů, přiznání k DPH a kontrolní hlášení, přehledy pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu, případně potvrzení o podání (datová schránka, EPO).
• Evidenci dlouhodobého majetku a odpisové plány – karty majetku, daňové i účetní odpisy, abyste mohli plynule pokračovat.
• Inventurní soupisy a doklady o inventarizaci – ty prokazují, že vykázané zůstatky odpovídají skutečnosti.
• Účtový rozvrh a vnitřní směrnice – aby nová účetní znala použité analytiky a navázala na ně podle stejné účtové osnovy.
• Seznam neuzavřených položek – nezaplacené faktury, nevyřízené zálohy, otevřené pohledávky a závazky, nezaúčtované doklady.
• Přístupy a plné moci – přihlašovací údaje k datové schránce, plné moci u finančního úřadu, ČSSZ a zdravotní pojišťovny.

Listinné doklady musí být předány tak, aby účetní jednotka mohla dodržet zákonné archivační lhůty (viz níže). Doporučuje se převzít je proti seznamu, ne „v krabicích" bez evidence.

Co musí obsahovat předávací protokol?

Ve zkratce: Předávací protokol je písemný dokument se seznamem všech předaných dokladů, knih, dat a přístupů, datem předání a podpisy předávajícího i přebírajícího. Chrání předchozí účetní před nařčením z nedodání a nové účetní dává přehled, co skutečně převzala.

Předávací protokol není stanoven jako povinná zákonná náležitost, v praxi je však klíčovým ochranným dokumentem pro obě strany. Předávající jím prokazuje, že předal vše, co měl; přebírající má doložené, co převzal a co případně chybí. Bez protokolu se pozdější spory o úplnost prakticky neřeší.

Dobře sestavený předávací protokol obsahuje:

• identifikaci obou stran – předávající (původní účetní/firma) a přebírající (nová účetní/firma nebo sám podnikatel),
• identifikaci účetní jednotky, jejíž účetnictví se předává (název, IČO),
• vymezené období, kterého se předání týká,
• seznam předaných dokladů a knih – účetní deník, hlavní kniha, doklady podle druhů (faktury přijaté/vydané, pokladní doklady, bankovní výpisy, interní doklady), inventurní soupisy, mzdové podklady,
• seznam předaných datových souborů – formát, médium, případně přihlašovací údaje k software,
• stav daňových povinností – která přiznání a přehledy jsou podané a která zbývají,
• seznam předaných přístupů a plných mocí,
• výhrady a chybějící dokumenty, pokud nějaké jsou,
• datum předání a podpisy obou stran.

Protokol vyhotovte ve dvou stejnopisech, aby měla každá strana svůj. Položky raději vyjmenujte konkrétně než obecně – formulace „předáno kompletní účetnictví" v případě sporu nic neprokazuje.

Jak zkontrolovat převzaté účetnictví krok za krokem?

Ve zkratce: Postupujte od formální kontroly úplnosti přes věcnou kontrolu návaznosti zůstatků až po ověření daňových povinností. Hlavní je, aby počáteční zůstatky navazovaly na poslední závěrku, aby zůstatky souhlasily s reálnými doklady a aby žádné přiznání nezůstalo nepodané.

1. Zkontrolujte úplnost podkladů proti protokolu. Projděte předávací protokol a ověřte, že jste fyzicky i elektronicky obdrželi vše, co je v něm uvedeno. Chybějící položky reklamujte písemně.
2. Ověřte návaznost počátečních zůstatků. Počáteční stavy rozvahových účtů nového období se musí rovnat konečným stavům předchozího období podle poslední rozvahy. Nesedící zůstatky jsou nejčastější skrytou chybou.
3. Odsouhlaste klíčové zůstatky s realitou. Stav bankovních účtů porovnejte s výpisy, pokladnu se skutečnou hotovostí, pohledávky a závazky se saldokontem a se zůstatky u obchodních partnerů. Slouží k tomu dokladová inventarizace.
4. Zkontrolujte DPH a kontrolní hlášení. U plátce ověřte, že stav účtu DPH odpovídá poslednímu podanému přiznání a že nezbývá nepodané kontrolní hlášení. Nepodané hlášení znamená riziko vysokých pokut.
5. Ověřte stav daně z příjmů a přehledů. Zjistěte, zda je podané poslední přiznání k dani z příjmů a přehledy pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu, případně do kdy je třeba je podat.
6. Prověřte evidenci majetku a odpisy. Zkontrolujte, že odpisové plány navazují a že karty majetku odpovídají rozvaze.
7. Vyřešte plné moci a přístupy. Odvolejte plnou moc předchozí účetní u finančního úřadu a institucí, udělte ji nové účetní a změňte přístupy do datové schránky.
8. Zajistěte archivaci. Ověřte, že máte k dispozici doklady za všechna dosud neuplynulá archivační období.

Jaké lhůty pro archivaci dokladů musíte hlídat?

Ve zkratce: Účetní doklady, účetní knihy a inventurní soupisy se uchovávají nejméně 5 let, účetní závěrka a výroční zpráva 10 let (§ 31 zákona č. 563/1991 Sb.). Daňové doklady pro účely DPH se uchovávají 10 let (§ 35 zákona č. 235/2004 Sb.). Při převzetí proto musíte získat doklady za všechna ještě „živá" období.

Archivační povinnost se převzetím účetnictví nepřerušuje – přebírá ji nová účetní jednotka (resp. zůstává na účetní jednotce, která ji měla i předtím). Proto je nutné získat doklady za všechna dosud neuplynulá období, ne jen za běžný rok.

Zdroj: zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákon č. 235/2004 Sb., o DPH, ve znění účinném pro rok 2026. Lhůty se počítají od konce účetního, resp. zdaňovacího období, kterého se doklady týkají. Podle § 32 zákona o účetnictví se mohou prodloužit, jsou-li doklady použity v jiném řízení (například daňové kontrole nebo soudním sporu).

V praxi to znamená: pokud přebíráte účetnictví v roce 2026, vyžádejte si účetní doklady přibližně od roku 2021 a daňové doklady DPH od roku 2016 – a raději konzervativně i o rok starší. Lhůta totiž běží až od konce příslušného období: za období roku 2020 končí 31. 12. 2020 a pětiletá lhůta doběhne až koncem roku 2025, takže ještě v průběhu roku 2026 mohou být „živé" i účetní doklady z roku 2020 (a u DPH doklady z roku 2015). Bez nich nemůže účetní jednotka při kontrole nebo dotazu úřadu doložit minulá období.

Modelový příklad: změna účetní firmy v polovině roku

Společnost s. r. o., čtvrtletní plátce DPH, mění od 1. 7. 2026 účetní firmu. Postup:

• Ke dni převzetí si nová firma vyžádá účetní data za rok 2025 a za 1.–6. 2026, poslední závěrku (k 31. 12. 2025), podaná přiznání k DPH za 1. a 2. čtvrtletí a kontrolní hlášení za jednotlivé měsíce 1.–6. 2026 (právnická osoba podává kontrolní hlášení vždy měsíčně, i když je čtvrtletním plátcem DPH – § 101e zákona č. 235/2004 Sb.), přehledy a evidenci majetku.
• Kontrola návaznosti: počáteční zůstatky k 1. 1. 2026 musí odpovídat rozvaze k 31. 12. 2025. Účet DPH k 30. 6. 2026 musí odpovídat součtu podaných přiznání.
• Otevřené položky: předchozí firma předá seznam neuhrazených faktur a nezaúčtovaných dokladů ke dni 30. 6. 2026, aby na ně nová firma navázala.
• Plné moci a schránka: odvolá se plná moc původní firmy u finančního úřadu a ČSSZ, udělí se nové firmě a změní se přístup do datové schránky.
• Předávací protokol se podepíše k datu předání se seznamem všech dokladů a dat.

Pokud by se při kontrole zjistilo, že za některý měsíc 2. čtvrtletí 2026 (duben, květen nebo červen) zůstalo nepodané měsíční kontrolní hlášení, riziko pokuty nese společnost (účetní jednotka), nikoli předchozí účetní firma – proto je kontrola stavu přiznání tak důležitá.

Plné moci, datová schránka a GDPR

Ve zkratce: Při změně účetní firmy odvolejte plnou moc původní účetní u finančního úřadu, ČSSZ a zdravotní pojišťovny, udělte ji nové účetní a změňte přístupové údaje do datové schránky. Pokud účetní firma zpracovává osobní údaje, ošetřete to zpracovatelskou smlouvou podle GDPR.

Externí účetní obvykle zastupuje účetní jednotku před úřady na základě plné moci. Při převzetí účetnictví je proto třeba:

• Odvolat plnou moc předchozí účetní u správce daně (finanční úřad), ČSSZ a zdravotní pojišťovny a oznámit to příslušnému úřadu. Plnou moc lze podle daňového řádu (zákon č. 280/2009 Sb.) vypovědět; výpověď se oznamuje správci daně.
• Udělit plnou moc nové účetní nebo daňovému poradci. Pozor na lhůty: má-li přiznání zpracovávat daňový poradce a chcete využít prodlouženou lhůtu, musí být plná moc finančnímu úřadu oznámena včas (přiznání s poradcem za rok 2025 lze podat do 1. 7. 2026).
• Změnit přístup do datové schránky. Po podání všech přiznání a předání agendy zrušte přístupové údaje, které měla předchozí účetní, aby k datové schránce neměla dál přístup.

Z hlediska ochrany osobních údajů zpracovává účetní firma osobní údaje zaměstnanců a obchodních partnerů. Vztah mezi účetní jednotkou (správcem) a účetní firmou (zpracovatelem) se podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) ošetřuje zpracovatelskou smlouvou, zpravidla jako přílohou smlouvy o vedení účetnictví. Při ukončení spolupráce by měla původní účetní osobní údaje předat nové účetní a dále je nezpracovávat nad rámec zákonných povinností.

Časté chyby při převzetí účetnictví

• Převzetí bez předávacího protokolu. Bez písemného seznamu se později neprokáže, co bylo a nebylo předáno; spory o úplnost jsou prakticky neřešitelné.
• Neověření návaznosti zůstatků. Počáteční stavy nového období se neporovnají s poslední závěrkou; nesedící zůstatky pak „pojedou" dál a projeví se až při kontrole.
• Spoléhání, že odpovědnost nese předchozí účetní. Podle § 5 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb. zůstává odpovědnost na účetní jednotce – sankci dostane podnikatel, ne externí účetní.
• Nezkontrolovaný stav nepodaných přiznání a přehledů. Nepodané kontrolní hlášení nebo přehled pro ČSSZ znamená riziko pokuty, které přebírá nová účetní jednotka.
• Neuzavřené plné moci a datová schránka. Předchozí účetní zůstane přístup do datové schránky nebo platná plná moc u úřadu – bezpečnostní i organizační riziko.
• Chybějící doklady za starší období. Účetní jednotka nezíská doklady za celé archivační lhůty (5, resp. 10 let) a nemůže je při kontrole doložit.
• Pominutí evidence majetku a odpisů. Bez odpisových plánů nelze plynule pokračovat v odpisech a hrozí daňová chyba.

Shrnutí

Převzetí účetnictví je především kontrolní okamžik, ne pouhé předání dat. Odpovědnost za vedení účetnictví zůstává podle § 5 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb. vždy na účetní jednotce, a převzaté chyby tak dopadají na podnikatele, nikoli na předchozí účetní. Vyžádejte si kompletní účetní data, poslední závěrku, podaná přiznání a přehledy, evidenci majetku, přístupy a plné moci a vše zachyťte v písemném předávacím protokolu se seznamem položek a podpisy obou stran. Klíčová kontrola spočívá v návaznosti počátečních zůstatků na poslední závěrku, v odsouhlasení bank, pokladny a saldokonta s realitou a v ověření, že žádné daňové přiznání ani přehled nezůstaly nepodané. Nezapomeňte vyřešit plné moci u finančního úřadu a institucí, přístup do datové schránky a zpracovatelskou smlouvu podle GDPR. Doklady přebírejte za všechna ještě neuplynulá archivační období – účetní doklady a knihy se uchovávají nejméně 5 let, závěrka a daňové doklady DPH 10 let (§ 31 zákona č. 563/1991 Sb., § 35 zákona č. 235/2004 Sb.).

Často kladené otázky

Kdo nese odpovědnost za chyby v převzatém účetnictví?

Odpovědnost za vedení účetnictví nese vždy účetní jednotka, tedy podnikatel nebo obchodní korporace. Podle § 5 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb. se účetní jednotka pověřením jiné osoby vedením účetnictví odpovědnosti nezbavuje. Pokud tedy nová účetní převezme nesprávné účetnictví a chyba se projeví při kontrole, sankci uloží finanční úřad účetní jednotce, ne předchozí ani nové externí účetní. Vztah s předchozí účetní (náhrada škody) se řeší samostatně podle smlouvy a soukromého práva.

Je předávací protokol povinný ze zákona?

Předávací protokol není výslovnou zákonnou náležitostí, v praxi je však klíčovým ochranným dokumentem. Pro předávajícího je důkazem, že předal vše, co měl, a chrání ho před nařčením z nedodání dokladů; pro přebírajícího je přehledem o tom, co skutečně převzal a co případně chybí. Protokol by měl obsahovat seznam předaných dokladů, knih a datových souborů, vymezené období, datum předání a podpisy obou stran, a vyhotovuje se ve dvou stejnopisech.

Jak dlouho se musí uchovávat doklady, které přebírám?

Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh se uchovávají nejméně 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají; účetní závěrka a výroční zpráva 10 let (§ 31 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb.). Daňové doklady pro účely DPH se uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb.). Při převzetí proto musíte získat doklady za všechna dosud neuplynulá období, ne jen za běžný rok.

Co zkontrolovat jako první při převzetí účetnictví?

Nejdůležitější je návaznost počátečních zůstatků nového období na poslední účetní závěrku – počáteční stavy rozvahových účtů se musí rovnat konečným stavům podle poslední rozvahy. Bezprostředně poté prověřte, zda zůstatky odpovídají realitě: bankovní účty proti výpisům, hotovost v pokladně proti skutečnosti a otevřené pohledávky a závazky proti saldokontu. Tyto kontroly odhalí nejčastější skryté chyby, které by jinak pokračovaly do dalších období.

Jak vyřešit plnou moc a datovou schránku při změně účetní firmy?

Plnou moc udělenou předchozí účetní u finančního úřadu, ČSSZ a zdravotní pojišťovny je třeba odvolat a oznámit to příslušnému úřadu; podle daňového řádu (zákon č. 280/2009 Sb.) lze plnou moc vypovědět a výpověď se doručuje správci daně. Nové účetní nebo daňovému poradci se udělí plná moc nová – pokud chcete využít prodlouženou lhůtu pro podání přiznání s poradcem (do 1. 7. 2026 za rok 2025), musí být finančnímu úřadu včas oznámena. Po předání agendy zrušte přístup předchozí účetní do datové schránky.

Musím při převzetí účetnictví dělat inventarizaci?

Inventarizace v zákonném smyslu se váže k účetní závěrce, ne přímo k převzetí účetnictví. Při převzetí je však vhodné provést obdobné odsouhlasení – tedy dokladovou kontrolu, zda vykázané zůstatky majetku a závazků odpovídají skutečnosti (banky, pokladna, pohledávky, závazky). Tím ověříte, že přebíráte věcně správné účetnictví. Pravidla a postup popisuje samostatný text o inventarizaci.