Ve zkratce: Zálohová ani proforma faktura není daňový doklad – je to jen výzva k zaplacení zálohy předem a žádný zákon ji nedefinuje. Daňová povinnost vzniká až přijetím platby: plátce DPH musí podle § 20a a § 28 zákona č. 235/2004 Sb. do 15 dnů od přijetí zálohy vystavit samostatný daňový doklad k přijaté úplatě a odvést DPH metodou shora (záloha je částka včetně daně, základ = záloha ÷ 1,21 u sazby 21 %). Při dodání vystaví vyúčtovací (konečnou) fakturu, odečte zálohu a daň doplatí jen z rozdílu. Neplátce DPH daňový doklad k záloze neřeší a o tržbě účtuje až při dodání. Co musí být na finálním dokladu, řeší články náležitosti faktury a daňový doklad.
Jaký je rozdíl mezi zálohovou a proforma fakturou?
V praxi se pojmy „zálohová faktura“ a „proforma faktura“ používají téměř zaměnitelně a žádný český zákon ani jeden z nich nedefinuje. Oba doklady mají stejnou funkci: vystavují se před dodáním zboží nebo služby a jejich účelem je vyzvat odběratele, aby zaplatil předem. Nejde o účetní ani daňový doklad – je to obchodní výzva k platbě.
Jediný rozdíl, který se mezi nimi v praxi vžil, je výše požadované částky:
| Hledisko | Proforma faktura | Zálohová faktura |
|---|---|---|
| Kdy se vystavuje | Před dodáním / platbou | Před dodáním / platbou |
| Obvyklá částka | Zpravidla na celou cenu | Zpravidla na část ceny (zálohu) |
| Je to daňový doklad? | Ne | Ne |
| Vzniká z ní povinnost odvést DPH? | Ne | Ne |
| Účtuje se o ní (náklad/výnos)? | Ne | Ne |
Zdroj: zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pro rok 2026; pojmy „proforma“ a „zálohová faktura“ nejsou v právních předpisech ČR vymezeny.
Protože rozdíl není zákonný, můžete pracovat klidně jen s jedním pojmem. Důležité je vědět, co tyto doklady nejsou: nejsou důkazem o uskutečnění obchodu, nezakládají nárok na odpočet DPH a samy o sobě nevstupují do účetnictví ani do přiznání k DPH. Tím vším se stává až daňový doklad k přijaté úplatě, který vystavíte po zaplacení.
Je zálohová (proforma) faktura daňový doklad?
Není. Daňový doklad obecně vymezuje § 26 zákona č. 235/2004 Sb. o DPH; jeho jednotlivé typy (běžný daňový doklad, zjednodušený daňový doklad, daňový doklad k přijaté úplatě, splátkový a platební kalendář, souhrnný doklad) pak vyjmenovávají § 27 až § 35a. Zálohová ani proforma faktura mezi ně nepatří. Dokud odběratel zálohu nezaplatí, nevzniká dodavateli žádná daňová povinnost a o ničem se neúčtuje.
Situace se mění okamžikem přijetí platby. Podle § 20a odst. 2 zákona o DPH vzniká plátci povinnost přiznat daň ke dni přijetí úplaty, je-li úplata přijata před uskutečněním zdanitelného plnění. Od tohoto dne běží lhůta na vystavení dokladu:
- podle § 28 odst. 1 písm. d) zákona o DPH má plátce povinnost vystavit daňový doklad při přijetí úplaty, pokud z ní vznikla povinnost přiznat daň;
- podle § 28 odst. 8 musí být doklad vystaven do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň, tedy do 15 dnů od přijetí zálohy.
Tomuto dokladu se říká daňový doklad k přijaté úplatě (k záloze). Je to samostatný doklad – nezaměňujte ho se zálohovou fakturou, kterou jste poslali předem. Zálohová faktura byla jen výzva; daňový doklad k přijaté úplatě je skutečný daňový doklad, ze kterého odvedete DPH a který odběratel použije pro svůj odpočet.
Pozor na výjimku: podle § 20a odst. 3 zákona o DPH se daň z přijaté zálohy nepřiznává, není-li zdanitelné plnění ke dni přijetí úplaty známo dostatečně určitě – tedy pokud nevíte, jaké konkrétní zboží či služba budou dodány, jakou budou mít sazbu daně nebo kde bude místo plnění. Typicky jde o univerzální dárkové poukazy (víceúčelové poukazy) nebo zálohy na blíže neurčený sortiment. V takovém případě se DPH odvede až při samotném dodání.
Kdy vzniká povinnost odvést DPH ze zálohy?
U plátce DPH je rozhodující den přijetí platby na účet (nebo do pokladny), nikoli den vystavení zálohové faktury ani den dodání. Tento den určuje:
- vznik povinnosti přiznat daň (§ 20a odst. 2 zákona o DPH),
- začátek 15denní lhůty pro vystavení daňového dokladu k záloze (§ 28 odst. 8),
- zdaňovací období, do kterého zálohu uvedete v přiznání k DPH a v kontrolním hlášení.
Jestliže tedy přijmete zálohu v jiném měsíci (čtvrtletí), než dodáte zboží nebo dokončíte práci, musíte daň z této zálohy přiznat dříve – už za období, ve kterém vám peníze přišly.
Neplátce DPH se daní ze zálohy vůbec nezabývá. Žádný daňový doklad k přijaté úplatě nevystavuje a DPH neodvádí. Přijatá záloha pro něj sama o sobě nezakládá daňovou povinnost v okamžiku přijetí. O výnosu (příjmu) se u poplatníka vedoucího účetnictví či daňovou evidenci účtuje podle pravidel dané evidence, nikoli podle DPH.
Jak se počítá DPH ze zálohy (metoda shora)?
Přijatá záloha se pro účely DPH považuje za částku včetně daně. Daň se proto počítá „shora“ – tedy z částky, která už daň obsahuje. Postup vychází z § 37 písm. b) zákona o DPH:
- Základ daně = přijatá záloha ÷ koeficient (1,21 u sazby 21 %, resp. 1,12 u sazby 12 %)
- Výše DPH = přijatá záloha − základ daně
V roce 2026 jsou podle § 47 zákona o DPH dvě sazby: základní 21 % a snížená 12 %.
Modelový příklad: záloha u sazby 21 %
Dodavatel (plátce DPH) přijme zálohu 121 000 Kč na zakázku se základní sazbou 21 %.
| Položka | Výpočet | Částka |
|---|---|---|
| Přijatá záloha (vč. DPH) | — | 121 000 Kč |
| Základ daně | 121 000 ÷ 1,21 | 100 000 Kč |
| DPH 21 % | 121 000 − 100 000 | 21 000 Kč |
Zdroj: § 37 písm. b) a § 47 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, ve znění pro rok 2026.
Plátce tedy z této zálohy odvede 21 000 Kč DPH za zdaňovací období, ve kterém zálohu přijal, a vystaví o ní daňový doklad k přijaté úplatě.
Co musí obsahovat daňový doklad k přijaté záloze?
Daňový doklad k záloze je běžný daňový doklad podle § 29 zákona o DPH, jen reaguje na to, že plnění ještě nebylo dodáno. Měl by obsahovat:
| # | Náležitost | Poznámka |
|---|---|---|
| 1 | Označení dodavatele (jméno/název, sídlo) a jeho DIČ | Poskytovatel plnění |
| 2 | Označení odběratele a jeho DIČ | Je-li přiděleno |
| 3 | Evidenční číslo dokladu | Jednoznačné, nepřerušované |
| 4 | Den vystavení dokladu | — |
| 5 | Den přijetí úplaty | Místo data uskutečnění plnění |
| 6 | Základ daně, sazba daně a výše daně | Vypočtené metodou shora |
| 7 | Rozsah a předmět plnění | Pokud je znám |
Zdroj: § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, ve znění pro rok 2026.
Podle § 29 odst. 3 zákona o DPH nemusí daňový doklad k záloze obsahovat rozsah a předmět plnění a jednotkovou cenu, nejsou-li ke dni přijetí úplaty známy. Místo dne uskutečnění zdanitelného plnění se uvádí den přijetí úplaty. Kompletní výčet náležitostí běžné faktury najdete v článku náležitosti faktury.
Jak se záloha vyúčtuje na konečné faktuře?
Po dodání zboží nebo dokončení služby vystaví plátce vyúčtovací (konečnou) fakturu. Ta je daňovým dokladem na celé plnění, ve kterém se odečte dříve zdaněná záloha. Z čeho se odvede daň, řeší § 37a zákona o DPH: DPH na konečné faktuře se odvádí jen z rozdílu (doplatku), protože daň ze zálohy už byla přiznána dříve.
Modelový příklad: celá zakázka 242 000 Kč se zaplacenou zálohou
Celková cena zakázky je 200 000 Kč bez DPH + 21 % DPH = 242 000 Kč s DPH. Odběratel už dříve zaplatil zálohu 121 000 Kč (z níž bylo odvedeno 21 000 Kč DPH).
| Položka | Bez DPH | DPH 21 % | Vč. DPH |
|---|---|---|---|
| Celé plnění | 200 000 Kč | 42 000 Kč | 242 000 Kč |
| − již zaplacená záloha | −100 000 Kč | −21 000 Kč | −121 000 Kč |
| Doplatek k úhradě | 100 000 Kč | 21 000 Kč | 121 000 Kč |
Zdroj: § 37a zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, ve znění pro rok 2026.
Na vyúčtovací faktuře tedy uvedete celkový základ daně i celkovou DPH za zakázku, od nich odečtete již zdaněnou zálohu a doplatek DPH přiznáte jen ve výši 21 000 Kč za období, kdy došlo k dodání. Tím se zamezí dvojímu zdanění téhož plnění.
Zvláštní pravidlo § 37a odst. 3: pokud se mezi přijetím zálohy a dodáním změní sazba daně, doplatek (rozdíl) se zdaní sazbou platnou ke dni dodání plnění. Záloha sama zůstává zdaněná původní sazbou.
Postup krok za krokem (plátce DPH)
- Vystavte zálohovou (proforma) fakturu s požadovanou částkou. Není to daňový doklad, neúčtujete o ní a neodvádíte z ní DPH.
- Počkejte na úhradu. Daňová povinnost vzniká až dnem připsání platby (§ 20a odst. 2).
- Do 15 dnů od přijetí platby vystavte daňový doklad k přijaté úplatě (§ 28 odst. 8). DPH spočítejte metodou shora (§ 37 písm. b).
- Přiznejte DPH ze zálohy v přiznání a kontrolním hlášení za zdaňovací období, ve kterém jste platbu přijali.
- Po dodání vystavte vyúčtovací (konečnou) fakturu na celé plnění a zálohu na ní odečtěte. Doplatek DPH přiznejte jen z rozdílu (§ 37a).
Časté chyby
- Záměna zálohové faktury za daňový doklad. Zálohová faktura není daňový doklad – odběratel z ní nesmí uplatnit odpočet DPH. Nárok na odpočet zakládá až daňový doklad k přijaté úplatě.
- Odvedení DPH už při vystavení zálohové faktury. Povinnost vzniká až přijetím platby, ne odesláním výzvy. Dokud odběratel nezaplatí, neúčtujete a nedaníte.
- Zmeškání 15denní lhůty na vystavení daňového dokladu k záloze podle § 28 odst. 8.
- Výpočet DPH „zdola“ ze zálohy. Záloha je částka včetně daně, proto se daň počítá shora (÷ 1,21), nikoli přičtením 21 % navrch.
- Dvojí zdanění při vyúčtování. Na konečné faktuře je nutné zaplacenou (a zdaněnou) zálohu odečíst a doplatit DPH jen z doplatku (§ 37a).
- Daňový doklad k záloze u neplátce. Neplátce DPH žádný takový doklad nevystavuje a DPH neřeší.
Shrnutí
Zálohová a proforma faktura jsou jen výzvy k platbě předem – nejsou daňovým dokladem, neúčtuje se o nich a nezakládají odpočet DPH. U plátce DPH vzniká daňová povinnost až přijetím zálohy: do 15 dnů musí vystavit daňový doklad k přijaté úplatě (§ 28 odst. 8 ZDPH) a odvést DPH metodou shora (§ 37). Při konečné dodávce vystaví vyúčtovací fakturu, odečte zálohu a doplatí daň jen z rozdílu (§ 37a). Neplátce DPH se daní ze zálohy nezabývá.
Často kladené otázky
Je zálohová faktura daňový doklad?
Ne. Zálohová ani proforma faktura není daňový doklad ve smyslu § 26 a § 27 až § 35a zákona č. 235/2004 Sb. o DPH. Je to jen výzva k zaplacení zálohy předem. Daňovým dokladem se stává až daňový doklad k přijaté úplatě, který plátce vystaví po obdržení platby.
Kdy musím odvést DPH ze zálohy?
Plátce DPH přizná daň ke dni přijetí platby (§ 20a odst. 2 zákona o DPH), tedy už za zdaňovací období, kdy mu peníze přišly – i když ještě nic nedodal. Výjimkou je situace, kdy plnění není dostatečně určité (neznámé zboží, sazba či místo plnění) podle § 20a odst. 3; pak se daň odvede až při dodání.
Do kdy musím vystavit daňový doklad k záloze?
Do 15 dnů ode dne přijetí platby podle § 28 odst. 8 zákona o DPH. Od stejného dne běží i povinnost zahrnout zálohu do přiznání k DPH a kontrolního hlášení.
Jak vypočítám DPH ze zálohy?
Metodou „shora“ podle § 37 písm. b) zákona o DPH – záloha se bere jako částka včetně daně. Základ daně = záloha ÷ 1,21 (u sazby 21 %) nebo ÷ 1,12 (u sazby 12 %); DPH = záloha − základ daně. Ze zálohy 121 000 Kč při sazbě 21 % je základ 100 000 Kč a daň 21 000 Kč.
Jak zálohu vyúčtuji na konečné faktuře?
Vystavíte vyúčtovací (konečnou) fakturu na celé plnění, odečtete na ní zaplacenou zálohu a podle § 37a zákona o DPH doplatíte DPH jen z rozdílu (doplatku). Daň ze zálohy už byla přiznána dříve, takže se nezdaňuje podruhé.
Musí vystavovat daňový doklad k záloze i neplátce DPH?
Ne. Neplátce DPH žádný daňový doklad k přijaté záloze nevystavuje a DPH neodvádí. Pracuje pouze s běžnou zálohovou fakturou jako výzvou k platbě a o tržbě účtuje (nebo ji eviduje) podle pravidel své evidence při dodání.