Ve zkratce: Zálohová ani proforma faktura není sama o sobě daňovým dokladem – je to výzva k zaplacení předem. Přijme-li plátce DPH zálohu na dostatečně určité zdanitelné plnění, vzniká povinnost přiznat daň podle § 20a zákona o DPH. Daňový doklad k přijaté úplatě vystaví do 15 dnů, pokud jde o plnění, pro které § 28 ukládá povinnost doklad vystavit; při běžném tuzemském prodeji spotřebiteli ji zákon obecně neukládá. Daň z přijaté částky včetně DPH lze vypočíst metodou shora (například základ = záloha ÷ 1,21 při sazbě 21 %). Při dodání se dříve zdaněná záloha zohlední ve vyúčtování. Neplátce DPH daňový doklad k záloze podle tohoto režimu nevystavuje; zachycení přijaté částky v účetnictví či daňové evidenci se řídí jejich vlastními pravidly. Podrobnosti uvádějí články náležitosti faktury a daňový doklad.
Jaký je rozdíl mezi zálohovou a proforma fakturou?
V praxi se pojmy „zálohová faktura“ a „proforma faktura“ používají téměř zaměnitelně a žádný český zákon ani jeden z nich nedefinuje. Oba doklady mají stejnou funkci: vystavují se před dodáním zboží nebo služby a jejich účelem je vyzvat odběratele, aby zaplatil předem. Samy o sobě nejsou daňovým dokladem a zpravidla ani podkladem pro zaúčtování nákladu či výnosu; účetní zachycení případného smluvního závazku je třeba posoudit zvlášť.
Jediný rozdíl, který se mezi nimi v praxi vžil, je výše požadované částky:
| Hledisko | Proforma faktura | Zálohová faktura |
|---|---|---|
| Kdy se vystavuje | Před dodáním / platbou | Před dodáním / platbou |
| Obvyklá částka | Zpravidla na celou cenu | Zpravidla na část ceny (zálohu) |
| Je to daňový doklad? | Ne | Ne |
| Vzniká z ní povinnost odvést DPH? | Ne | Ne |
| Účtuje se o ní (náklad/výnos)? | Ne | Ne |
Zdroj: zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pro rok 2026; pojmy „proforma“ a „zálohová faktura“ nejsou v právních předpisech ČR vymezeny.
Protože rozdíl není zákonný, můžete pracovat klidně jen s jedním pojmem. Důležité je vědět, co tyto doklady nejsou: samy neprokazují uskutečnění zdanitelného plnění, nezakládají nárok na odpočet DPH a samy o sobě nevstupují do přiznání k DPH. Po přijetí úplaty se případně vystavuje daňový doklad k přijaté úplatě; účetní zachycení zálohy se odvíjí od skutečné platby a smluvních podmínek.
Je zálohová (proforma) faktura daňový doklad?
Není. Daňový doklad obecně vymezuje § 26 zákona č. 235/2004 Sb. o DPH; jeho jednotlivé typy (běžný daňový doklad, zjednodušený daňový doklad, daňový doklad k přijaté úplatě, splátkový a platební kalendář, souhrnný doklad) pak vyjmenovávají § 27 až § 35a. Zálohová ani proforma faktura mezi ně nepatří. Dokud odběratel zálohu nezaplatí a plnění nenastane, samotná výzva k úhradě obvykle nezakládá povinnost přiznat DPH. Účetní zachycení případného smluvního nároku je samostatná otázka.
Situace se mění okamžikem přijetí platby, pokud je budoucí zdanitelné plnění dostatečně určité. Podle § 20a odst. 2 zákona o DPH tehdy vzniká plátci povinnost přiznat daň ke dni přijetí úplaty. Povinnost a lhůta pro vystavení dokladu závisí také na příjemci plnění:
- podle § 28 odst. 1 písm. d) zákona o DPH má plátce povinnost vystavit daňový doklad při přijetí úplaty před plněním podle písm. a) nebo b), pokud z ní vznikla povinnost přiznat daň;
- podle § 28 odst. 8 musí být takový doklad vystaven do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň. Běžné tuzemské plnění spotřebiteli, na které se písm. a) ani b) nevztahuje, tuto povinnost samo nezakládá.
Tomuto dokladu se říká daňový doklad k přijaté úplatě (k záloze). Je to samostatný doklad – nezaměňujte ho se zálohovou fakturou, kterou jste poslali předem. Zálohová faktura byla jen výzva; povinnost přiznat DPH vzniká z přijaté úplaty bez ohledu na to, zda a kdy je doklad vystaven. Odběratel plátce potřebuje pro uplatnění odpočtu splnit také podmínky § 72–73 zákona o DPH.
Pozor na výjimku: podle § 20a odst. 3 zákona o DPH se daň z přijaté zálohy nepřiznává, není-li zdanitelné plnění ke dni přijetí úplaty známo dostatečně určitě – tedy pokud nevíte, jaké konkrétní zboží či služba budou dodány, jakou budou mít sazbu daně nebo kde bude místo plnění. Typicky jde o univerzální dárkové poukazy (víceúčelové poukazy) nebo zálohy na blíže neurčený sortiment. V takovém případě se DPH odvede až při samotném dodání.
Kdy vzniká povinnost odvést DPH ze zálohy?
U plátce DPH je rozhodující den přijetí platby na účet (nebo do pokladny), nikoli den vystavení zálohové faktury ani den dodání. Tento den určuje:
- vznik povinnosti přiznat daň (§ 20a odst. 2 zákona o DPH),
- začátek 15denní lhůty, pokud je vystavení daňového dokladu k záloze podle § 28 povinné,
- zdaňovací období, do kterého zálohu uvedete v přiznání k DPH a v kontrolním hlášení.
Jestliže tedy přijmete zálohu v jiném měsíci (čtvrtletí), než dodáte zboží nebo dokončíte práci, musíte daň z této zálohy přiznat dříve – už za období, ve kterém vám peníze přišly.
Neplátce DPH v běžném tuzemském režimu nevystavuje daňový doklad k přijaté úplatě podle zákona o DPH a daň z této úplaty nepřiznává. Přijatou částku však musí zachytit podle pravidel svého účetnictví nebo daňové evidence; v daňové evidenci může být příjmem už při přijetí, zatímco v účetnictví se přijatá záloha obvykle vede nejprve jako závazek. Identifikovaná osoba a přeshraniční plnění vyžadují samostatné posouzení.
Jak se počítá DPH ze zálohy (metoda shora)?
Přijatá záloha se pro účely DPH považuje za částku včetně daně. Daň se proto počítá „shora“ – tedy z částky, která už daň obsahuje. Postup vychází z § 37 písm. b) zákona o DPH:
- Základ daně = přijatá záloha ÷ koeficient (1,21 u sazby 21 %, resp. 1,12 u sazby 12 %)
- Výše DPH = přijatá záloha − základ daně
V roce 2026 jsou podle § 47 zákona o DPH dvě sazby: základní 21 % a snížená 12 %.
Modelový příklad: záloha u sazby 21 %
Dodavatel (plátce DPH) přijme zálohu 121 000 Kč na zakázku se základní sazbou 21 %.
| Položka | Výpočet | Částka |
|---|---|---|
| Přijatá záloha (vč. DPH) | — | 121 000 Kč |
| Základ daně | 121 000 ÷ 1,21 | 100 000 Kč |
| DPH 21 % | 121 000 − 100 000 | 21 000 Kč |
Zdroj: § 37 písm. b) a § 47 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, ve znění pro rok 2026.
Plátce tedy z této zálohy odvede 21 000 Kč DPH za zdaňovací období, ve kterém zálohu přijal, a vystaví o ní daňový doklad k přijaté úplatě.
Co musí obsahovat daňový doklad k přijaté záloze?
Daňový doklad k záloze je běžný daňový doklad podle § 29 zákona o DPH, jen reaguje na to, že plnění ještě nebylo dodáno. Měl by obsahovat:
| # | Náležitost | Poznámka |
|---|---|---|
| 1 | Označení dodavatele (jméno/název, sídlo) a jeho DIČ | Poskytovatel plnění |
| 2 | Označení odběratele a jeho DIČ | Je-li přiděleno |
| 3 | Evidenční číslo dokladu | Jednoznačné; zákon nevyžaduje řadu bez mezer |
| 4 | Den vystavení dokladu | — |
| 5 | Den přijetí úplaty | Místo data uskutečnění plnění |
| 6 | Základ daně, sazba daně a výše daně | Vypočtené metodou shora |
| 7 | Rozsah a předmět plnění | Předmět musí být uveden; rozsah lze při přijetí zálohy vynechat, není-li znám |
Zdroj: § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, ve znění pro rok 2026.
Podle § 29 odst. 3 zákona o DPH nemusí daňový doklad k záloze obsahovat rozsah plnění, není-li při přijetí úplaty znám; předmět plnění je stále povinný. Jednotkovou cenu a slevu lze při vzniku povinnosti z přijaté úplaty vynechat. Den přijetí úplaty se uvádí, liší-li se od dne vystavení. Kompletní výčet náležitostí najdete v článku náležitosti faktury.
Jak se záloha vyúčtuje na konečné faktuře?
Po dodání zboží nebo dokončení služby vystaví plátce vyúčtovací (konečnou) fakturu. Ta je daňovým dokladem na celé plnění, ve kterém se odečte dříve zdaněná záloha. Z čeho se odvede daň, řeší § 37a zákona o DPH: DPH na konečné faktuře se odvádí jen z rozdílu (doplatku), protože daň ze zálohy už byla přiznána dříve.
Modelový příklad: celá zakázka 242 000 Kč se zaplacenou zálohou
Celková cena zakázky je 200 000 Kč bez DPH + 21 % DPH = 242 000 Kč s DPH. Odběratel už dříve zaplatil zálohu 121 000 Kč (z níž bylo odvedeno 21 000 Kč DPH).
| Položka | Bez DPH | DPH 21 % | Vč. DPH |
|---|---|---|---|
| Celé plnění | 200 000 Kč | 42 000 Kč | 242 000 Kč |
| − již zaplacená záloha | −100 000 Kč | −21 000 Kč | −121 000 Kč |
| Doplatek k úhradě | 100 000 Kč | 21 000 Kč | 121 000 Kč |
Zdroj: § 37a zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, ve znění pro rok 2026.
Na vyúčtovací faktuře tedy uvedete celkový základ daně i celkovou DPH za zakázku, od nich odečtete již zdaněnou zálohu a doplatek DPH přiznáte jen ve výši 21 000 Kč za období, kdy došlo k dodání. Tím se zamezí dvojímu zdanění téhož plnění.
Podle § 37a odst. 2 písm. a) se kladný rozdíl základu daně při dodání zdaní sazbou platnou ke dni uskutečnění plnění. Pokud je rozdíl záporný, platí zvláštní pravidla § 37a odst. 2 písm. b) a odst. 3. Záloha již zdaněná při přijetí se při dodání znovu nezdaňuje.
Postup krok za krokem (plátce DPH)
- Vystavte zálohovou (proforma) fakturu s požadovanou částkou. Sama není daňovým dokladem a její vystavení bez přijetí úplaty nezakládá DPH; účetní dopad smluvního nároku posuďte zvlášť.
- Počkejte na úhradu. Daňová povinnost vzniká až dnem připsání platby (§ 20a odst. 2).
- Je-li vystavení dokladu povinné podle § 28, vystavte ho do 15 dnů od vzniku povinnosti přiznat daň (§ 28 odst. 8). DPH můžete z částky včetně daně vypočíst metodou shora (§ 37 písm. b).
- Přiznejte DPH ze zálohy v přiznání a kontrolním hlášení za zdaňovací období, ve kterém jste platbu přijali.
- Po dodání vystavte vyúčtovací (konečnou) fakturu na celé plnění a zálohu na ní odečtěte. Doplatek DPH přiznejte jen z rozdílu (§ 37a).
Časté chyby
- Záměna zálohové faktury za daňový doklad. Zálohová faktura není daňový doklad – odběratel z ní nesmí uplatnit odpočet DPH. Nárok na odpočet zakládá až daňový doklad k přijaté úplatě.
- Odvedení DPH už při vystavení zálohové faktury. Povinnost vzniká až přijetím platby, ne odesláním výzvy. Dokud odběratel nezaplatí a plnění nenastane, zálohu pro DPH nedaníte.
- Zmeškání 15denní lhůty, je-li vystavení daňového dokladu k záloze podle § 28 povinné.
- Výpočet DPH „zdola“ ze zálohy. Záloha je částka včetně daně, proto se daň počítá shora (÷ 1,21), nikoli přičtením 21 % navrch.
- Dvojí zdanění při vyúčtování. Na konečné faktuře je nutné zaplacenou (a zdaněnou) zálohu odečíst a doplatit DPH jen z doplatku (§ 37a).
- Daňový doklad k záloze u neplátce. Neplátce DPH žádný takový doklad nevystavuje a DPH neřeší.
Shrnutí
Zálohová a proforma faktura jsou výzvy k platbě předem – samy nejsou daňovým dokladem a nezakládají odpočet DPH. U plátce DPH vzniká povinnost přiznat daň z přijaté zálohy, pokud je budoucí plnění dostatečně určité. Daňový doklad k přijaté úplatě musí vystavit do 15 dnů, pokud mu to pro dané plnění ukládá § 28 zákona o DPH; běžný tuzemský prodej spotřebiteli tuto povinnost obecně nezakládá. Při dodání se základ daně určí po zohlednění dříve zdaněné úplaty podle § 37a. Neplátce DPH doklad podle tohoto režimu nevystavuje, ale přijatou částku eviduje podle pravidel daně z příjmů či účetnictví.
Často kladené otázky
Je zálohová faktura daňový doklad?
Ne. Zálohová ani proforma faktura není daňový doklad ve smyslu § 26 a § 27 až § 35a zákona č. 235/2004 Sb. o DPH. Je to jen výzva k zaplacení zálohy předem. Daňovým dokladem se stává až daňový doklad k přijaté úplatě, který plátce vystaví po obdržení platby.
Kdy musím odvést DPH ze zálohy?
Plátce DPH přizná daň ke dni přijetí platby (§ 20a odst. 2 zákona o DPH), pokud je budoucí zdanitelné plnění dostatečně určité. Zálohu pak zahrne do příslušného zdaňovacího období, i když ještě nic nedodal. Není-li plnění dostatečně určité podle § 20a odst. 3, povinnost přiznat daň z přijaté úplaty v tomto okamžiku nevzniká.
Do kdy musím vystavit daňový doklad k záloze?
Je-li doklad povinný podle § 28 odst. 1 písm. d) zákona o DPH, musí být vystaven do 15 dnů ode dne vzniku povinnosti přiznat daň (§ 28 odst. 8); u dostatečně určitého plnění je tímto dnem přijetí zálohy. U běžného tuzemského prodeje spotřebiteli se tato povinnost obecně neuplatní, přestože daň z úplaty může být splatná.
Jak vypočítám DPH ze zálohy?
Metodou „shora“ podle § 37 písm. b) zákona o DPH – záloha se bere jako částka včetně daně. Základ daně = záloha ÷ 1,21 (u sazby 21 %) nebo ÷ 1,12 (u sazby 12 %); DPH = záloha − základ daně. Ze zálohy 121 000 Kč při sazbě 21 % je základ 100 000 Kč a daň 21 000 Kč.
Jak zálohu vyúčtuji na konečné faktuře?
Vystavíte vyúčtovací (konečnou) fakturu na celé plnění, odečtete na ní zaplacenou zálohu a podle § 37a zákona o DPH doplatíte DPH jen z rozdílu (doplatku). Daň ze zálohy už byla přiznána dříve, takže se nezdaňuje podruhé.
Musí vystavovat daňový doklad k záloze i neplátce DPH?
Ne. Neplátce DPH v běžném tuzemském režimu nevystavuje daňový doklad k přijaté záloze a DPH z ní nepřiznává. Přijatou částku však zachycuje podle pravidel účetnictví nebo daňové evidence; u daňové evidence může jít o příjem už při přijetí.