Výdajový pokladní doklad (VPD) — vzor ke stažení (2026)

Ve zkratce: Výdajový pokladní doklad (VPD) je účetní doklad, kterým firma dokládá výdej hotovosti z pokladny (účet 211). Musí obsahovat náležitosti účetního dokladu podle § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví — zejména označení a pořadové číslo dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku, okamžik vyhotovení i uskutečnění a podpisové záznamy odpovědných osob (§ 33a). Vzor je určen podnikatelům, účetním jednotkám i OSVČ vedoucím daňovou evidenci, kteří potřebují řádně doložit každý hotovostní výdaj.

Kdy vzor použít

• Nákup zboží, materiálu nebo služby v hotovosti (doklad doložte přiloženým paragonem nebo fakturou).
• Výplata zálohy nebo cestovní náhrady zaměstnanci v hotovosti.
• Úhrada přijaté faktury hotově do limitu plateb v hotovosti.
• Vrácení peněz zákazníkovi nebo dobropisu v hotovosti.
• Odvod přebytečné hotovosti z pokladny na bankovní účet (doloženo VPD a bankovním výpisem, účtuje se přes účet 261 — Peníze na cestě).

Kdy ho NEpoužívat bez úprav / na co si dát pozor

• Nepoužívejte pro příjem hotovosti do pokladny — k tomu slouží příjmový pokladní doklad (PPD).
• Nepoužívejte pro bezhotovostní platby, které jsou doloženy bankovním výpisem; VPD slouží výhradně k výdeji hotovosti.
• Nepřekračujte limit plateb v hotovosti 270 000 Kč za jeden kalendářní den mezi jedním plátcem a jedním příjemcem podle § 4 zákona č. 254/2004 Sb. Platbu nad limit nelze provést v hotovosti a nelze ji obejít rozdělením na více menších plateb v jednom dni; hrozí pokuta až 5 000 000 Kč (§ 5 odst. 3 téhož zákona).
• Je-li VPD zároveň daňovým dokladem k DPH (např. hotovostní nákup plátcem), musí navíc splňovat náležitosti daňového dokladu podle zákona č. 235/2004 Sb. a uchovává se 10 let (§ 35); u plnění do 10 000 Kč včetně DPH postačí zjednodušený daňový doklad podle § 30.
• Doklady číslujte v souvislé číselné řadě zvlášť pro výdajové doklady; mezery v řadě zpochybňují úplnost evidence.
• Tento vzor je obecná pomůcka, nikoli individuální právní ani daňové poradenství. Při nestandardních situacích (vysoké částky, cizí měna, zahraniční plnění) ověřte správnost s účetní, daňovým poradcem nebo advokátem.

Povinné náležitosti

Výdajový pokladní doklad je účetní doklad a musí obsahovat náležitosti podle § 11 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví:

V praxi doklad navíc obsahuje účtovací předpis (MD/D), účetní období a odkaz na podkladový doklad (paragon, faktura, vyúčtování cesty), který dokládá důvod platby. Pokladní doklady se uchovávají nejméně 5 let podle § 31 zákona č. 563/1991 Sb.; je-li doklad zároveň daňovým dokladem k DPH, pak 10 let podle § 35 zákona č. 235/2004 Sb.

Vzorové znění

VÝDAJOVÝ POKLADNÍ DOKLAD

Číslo dokladu: VPD [Rok]/[Pořadové číslo]

Účetní jednotka (vyplácející):

[Obchodní firma / jméno a příjmení] Sídlo / místo podnikání: [Adresa sídla] IČO: [IČO] DIČ: [DIČ, je-li plátce DPH]

Vyplaceno komu (příjemce hotovosti): [Jméno a příjmení / název příjemce]

Adresa / číslo OP / jiná identifikace: [Adresa nebo identifikace příjemce]

Účel platby (obsah účetního případu): [Popis — např. nákup kancelářských potřeb, záloha na pracovní cestu, úhrada faktury č. ……]

Podkladový doklad: [Druh a číslo — např. paragon č. ……, faktura č. ……, vyúčtování cesty]

Vyplacená částka:

Částka číslem: [Částka] Kč

Slovy: [Částka slovy] korun českých

(Řádky DPH vyplňte pouze tehdy, je-li doklad zároveň daňovým dokladem k DPH. Jinak ponechte jedinou částku „Celkem k vyplacení".)

Datum vyhotovení dokladu: [Datum vystavení]

Datum uskutečnění účetního případu (liší-li se): [Datum uskutečnění]

Místo vystavení: [Místo]

Účtovací předpis: MD: [Účet] / D: 211 Účetní období: [Období]

Podpisové záznamy:

Doklad vystavil / zaúčtoval: ……………………………… [Jméno a příjmení, funkce]

Výdej schválil (osoba odpovědná za účetní případ): ……………………………… [Jméno a příjmení, funkce]

Hotovost vyplatil (pokladní): ……………………………… [Jméno a příjmení]

Hotovost převzal (příjemce): ……………………………… [Jméno a příjmení příjemce], dne [Datum převzetí]

Poznámky k vyplnění

• Číslo dokladu (VPD [Rok]/[Pořadové číslo]): použijte souvislou číselnou řadu vedenou zvlášť pro výdajové doklady (§ 11). Mezery v řadě zpochybňují úplnost evidence.
• Účetní jednotka: uveďte přesný název/firmu, sídlo a IČO; DIČ doplňte jen u plátce DPH.
• Příjemce hotovosti: identifikujte osobu, které byla hotovost vyplacena, aby bylo zřejmé, kdo peníze převzal.
• Účel platby: popište účetní případ tak, aby byl zpětně srozumitelný i třetí osobě (kontrole). Vždy odkažte na podkladový doklad.
• Částka: uveďte číslem i slovy, aby nebylo možné částku dodatečně změnit. Hlídejte limit 270 000 Kč za den vůči jednomu příjemci (§ 4 zák. č. 254/2004 Sb.).
• DPH: řádky se základem a DPH vyplňte jen tehdy, je-li VPD zároveň daňovým dokladem k DPH. Pro rok 2026 platí sazby 21 % (základní) a 12 % (snížená). U běžného výdajového dokladu, který není daňovým dokladem, DPH neuvádějte.
• Data: okamžik vyhotovení je datum vystavení dokladu; okamžik uskutečnění uvádějte, jen liší-li se od data vyhotovení (§ 11).
• Podpisy: doklad musí nést podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za zaúčtování (§ 33a). V praxi se rozlišuje „schválil", „vyplatil" (pokladní) a „převzal" (příjemce).
• Archivace: uchovávejte nejméně 5 let (§ 31 zák. o účetnictví), případně 10 let, je-li doklad zároveň daňovým dokladem k DPH (§ 35 zák. o DPH).

Související

• Pokladna a pokladní kniha: vedení a limit hotovosti — jak vést pokladnu, účtovat na účtu 211 a dodržet limit hotovosti.
• Účetní doklady: druhy a náležitosti — všech šest náležitostí účetního dokladu podle § 11 zákona o účetnictví.

Zdroje

• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví — § 11 (náležitosti účetního dokladu), § 33a (podpisový záznam), § 31 (archivace nejméně 5 let).
• Zákon č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti — § 4 (limit 270 000 Kč za kalendářní den mezi jedním plátcem a jedním příjemcem), § 5 (pokuty).
• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty — § 30 (zjednodušený daňový doklad do 10 000 Kč), § 35 (uchování daňového dokladu 10 let).