První zaměstnanec u OSVČ: povinnosti

Ve zkratce: Když OSVČ přijímá svého prvního zaměstnance, stává se z ní zaměstnavatel a kromě dosavadních povinností živnostníka jí přibývají čtyři okruhy úkonů. Musí (1) uzavřít písemnou pracovní smlouvu nejpozději v den nástupu (§ 34 zákoníku práce), (2) zaregistrovat se jako zaměstnavatel do evidence zaměstnavatelů u ČSSZ a přihlásit zaměstnance na sociální pojištění, (3) přihlásit zaměstnance ke zdravotní pojišťovně do 8 dnů od nástupu (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.) a (4) vznikne jí zákonné pojištění odpovědnosti za pracovní úrazy (u Kooperativy), které musí bez zbytečného odkladu oznámit. V přechodném období od 1. 4. do 30. 6. 2026 platí pro registraci zaměstnavatele lhůta 8 dnů od nástupu prvního zaměstnance, od 1. 7. 2026 se zaměstnavatel registruje nejpozději 2 pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance.

Tento checklist provede OSVČ celým procesem přijetí prvního zaměstnance: od přípravy smlouvy přes registrace u úřadů až po průběžné měsíční povinnosti, které jí od té chvíle vzniknou. Všechny lhůty platí pro rok 2026 a jsou doložené konkrétními paragrafy. Rok 2026 je přitom přelomový kvůli zavedení jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ), které mění způsob registrace i komunikace s ČSSZ – níže vysvětlujeme i tuto novinku včetně časové osy.

Stává se OSVČ přijetím zaměstnance zaměstnavatelem?

Ano. Jakmile OSVČ uzavře s první osobou pracovní poměr (případně dohodu zakládající účast na pojištění), získává v plném rozsahu postavení zaměstnavatele podle zákoníku práce a předpisů o pojistném. Není k tomu potřeba měnit živnostenské oprávnění ani zakládat firmu – OSVČ může zaměstnávat i jako fyzická osoba pod svým IČO.

To ale znamená, že na ni dopadají dvě sady povinností současně:

• dosavadní povinnosti OSVČ vůči sobě samé (zálohy na vlastní sociální a zdravotní pojištění, daňové přiznání, vlastní přehledy) – ty se nijak neruší, podrobně je shrnuje přehled povinnosti OSVČ;
• nové povinnosti zaměstnavatele vůči zaměstnanci a vůči institucím (ČSSZ, zdravotní pojišťovna zaměstnance, pojišťovna Kooperativa).

Klíčový rozdíl oproti placení odvodů za sebe: za zaměstnance odvádíte pojistné a zálohu na daň vy jako plátce, v zákonných lhůtách a pod hrozbou penále. Z čisté administrativy OSVČ se tak stává průběžná mzdová agenda s měsíčním rytmem.

Jaké povinnosti má OSVČ při přijetí prvního zaměstnance?

Povinnosti lze rozdělit do čtyř bloků, které na sebe časově navazují. Tabulka slouží jako rychlý přehled, jednotlivým bodům se věnujeme dále podrobně.

Daň ze závislé činnosti se v roce 2026 neregistruje samostatně u finančního úřadu – tuto povinnost převzala registrace do evidence zaměstnavatelů u ČSSZ (viz sekce o JMHZ níže). Hodnoty a lhůty platí pro rok 2026.

Checklist přijetí prvního zaměstnance krok za krokem

Následující seznam projděte v uvedeném pořadí. U každého bodu je uvedena lhůta a paragraf.

1. Zajistěte vstupní lékařskou prohlídku, je-li vyžadována. U rizikových prací (kategorie 2 a vyšší) a vybraných profesí je prohlídka povinná před nástupem (§ 59 zákona č. 373/2011 Sb.). U běžné administrativy v kategorii 1 bez profesního rizika povinná není, a to od 1. 6. 2025.
2. Uzavřete písemnou pracovní smlouvu nejpozději v den nástupu s druhem práce, místem výkonu a dnem nástupu (§ 34 zákoníku práce). U menšího rozsahu zvažte dohodu (DPP, DPČ).
3. Proveďte vstupní školení BOZP a požární ochrany ještě před zahájením práce (§ 103 zákoníku práce).
4. Nechte zaměstnance podepsat prohlášení poplatníka, chce-li u vás uplatňovat slevy na dani a daňové zvýhodnění (§ 38k zákona č. 586/1992 Sb.).
5. Zaregistrujte se jako zaměstnavatel do evidence zaměstnavatelů u ČSSZ elektronicky. Přechodně (1. 4.–30. 6. 2026) do 8 dnů od nástupu prvního zaměstnance, od 1. 7. 2026 nejpozději 2 pracovní dny předem. Tato registrace v roce 2026 zahrnuje i přihlášení pro účely daně z příjmů ze závislé činnosti.
6. Přihlaste zaměstnance na ČSSZ k nemocenskému pojištění – do 8 dnů od nástupu (přechodně), od 1. 7. 2026 před zahájením práce (§ 10 zákona č. 187/2006 Sb.).
7. Přihlaste zaměstnance ke zdravotní pojišťovně do 8 dnů od nástupu, elektronicky formulářem HOZ (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.).
8. Oznámte vznik zákonného pojištění odpovědnosti za pracovní úrazy pojišťovně Kooperativa bez zbytečného odkladu (§ 12 vyhlášky č. 125/1993 Sb.).
9. Založte mzdový list a mzdovou evidenci, vyžádejte podklady (číslo účtu, zdravotní pojišťovnu, zápočtový list, potvrzení o studiu) a nastavte si měsíční mzdový kalendář.

Klíčovým bodům se nyní věnujeme podrobně. Postup z pohledu mzdové agendy podrobně rozebírá také checklist nástupu zaměstnance.

Jak se OSVČ zaregistruje jako zaměstnavatel u ČSSZ?

Ve zkratce: Před prvním zaměstnancem (nebo nejpozději do 8 dnů od jeho nástupu v přechodném období) se musíte přihlásit do evidence zaměstnavatelů vedené ČSSZ. Bez této registrace nelze přihlásit samotného zaměstnance ani odvádět pojistné. Podání je možné pouze elektronicky přes e-Portál ČSSZ.

Rok 2026 přináší zásadní změnu kvůli jednotnému měsíčnímu hlášení zaměstnavatele (JMHZ). Lhůty proto v průběhu roku nejsou stejné:

• Přechodné období 1. 4. – 30. 6. 2026: nově vzniklý zaměstnavatel se registruje do evidence zaměstnavatelů do 8 dnů ode dne nástupu prvního zaměstnance.
• Od 1. 7. 2026: noví zaměstnavatelé se hlásí do evidence nejpozději 2 pracovní dny přede dnem nástupu prvního zaměstnance, nejdříve však 15 dnů před tímto dnem (zák. č. 323/2025 Sb.).

Po registraci vám ČSSZ přidělí variabilní symbol, pod kterým budete odvádět pojistné a komunikovat. Až poté lze přihlásit samotného zaměstnance.

Jako OSVČ jste u ČSSZ už evidováni jako plátce za vlastní osobu – přihláška do evidence zaměstnavatelů je ale samostatná agenda s vlastním variabilním symbolem. Nelze ji zaměnit s vaším osobním účtem OSVČ.

Jak přihlásit prvního zaměstnance na sociální a zdravotní pojištění?

Přihlášení zaměstnance probíhá u dvou různých institucí a má dvě samostatné lhůty.

Sociální pojištění (ČSSZ): zaměstnance přihlásíte k nemocenskému pojištění. V přechodném období (do 30. 6. 2026) máte na přihlášku 8 dnů ode dne nástupu, od 1. 7. 2026 se přihláška podává elektronicky před zahájením práce v rámci jednotného měsíčního hlášení (§ 10 zákona č. 187/2006 Sb.).

Zdravotní pojištění: zaměstnance přihlásíte u té zdravotní pojišťovny, kde je pojištěn (ne nutně u vaší), a to do 8 kalendářních dnů od nástupu, elektronicky (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.). Proto si při nástupu vždy vyžádejte, u které pojišťovny je zaměstnanec registrován.

Pozdní přihlášení je správním deliktem a pojišťovna i ČSSZ za ně mohou uložit pokutu. Lhůty proto hlídejte od prvního dne.

Co je jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ)?

Ve zkratce: Zákon č. 323/2025 Sb. o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (JMHZ) nabyl účinnosti 1. 1. 2026, samotný systém ale prakticky naběhl 1. 4. 2026, kdy ČSSZ spustila registrace, evidenci i první hlášení. Jde o jeden elektronický formulář, který postupně sjednocuje až cca 25 dosavadních samostatných hlášení a přehledů, jež zaměstnavatelé podávali různým institucím (ČSSZ, finanční úřad, Úřad práce, ČSÚ).

Klíčová věcná změna pro nového zaměstnavatele: od 1. 4. 2026 zaniká samostatná registrace plátce daně z příjmů ze závislé činnosti u finančního úřadu a nahrazuje ji přihlášení do evidence zaměstnavatelů u ČSSZ. Zaměstnavatel se tak nově registruje u ČSSZ i pro účely daně ze závislé činnosti – jediným úkonem, nikoli dvěma podáními (potvrzuje Finanční správa, informace ke změnám registrace plátců daně ze závislé činnosti pro rok 2026).

Pro OSVČ, která se právě stává zaměstnavatelem, to znamená dvě věci:

• Registrace a přihlašování běží přes e-Portál ČSSZ v novém režimu – proto se v roce 2026 mění lhůty (viz výše) a odpadá samostatné podání na finanční úřad.
• JMHZ se podává měsíčně, vždy 1.–20. dne následujícího měsíce. První běžné hlášení za duben 2026 se podávalo nejpozději do 20. 5. 2026; hlášení za leden až březen 2026 šlo podat zpětně v období 1. 4. – 30. 6. 2026.

Právním základem je zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, doprovázený zákonem č. 360/2025 Sb. Pokud zaměstnance přijímáte poprvé až v roce 2026, počítejte rovnou s režimem JMHZ a sledujte aktuální pokyny ČSSZ na e-Portálu.

Vzniká OSVČ se zaměstnancem zákonné pojištění odpovědnosti?

Ve zkratce: Ano. Dnem uzavření prvního pracovněprávního vztahu vzniká zaměstnavateli ze zákona pojištění odpovědnosti za škodu při pracovním úrazu a nemoci z povolání. Toto pojištění provozuje Kooperativa pojišťovna, a.s. (u zaměstnavatelů registrovaných od roku 1993) a vznik je nutné jí písemně a bez zbytečného odkladu oznámit elektronickým formulářem.

Pojistné se odvozuje od vyměřovacího základu pro sociální pojištění a sazby se podle převažující činnosti zaměstnavatele pohybují v rozmezí přibližně 2,8 až 50,4 promile. Pro zaměstnavatele, kteří zaměstnávají pouze na dohody o provedení práce bez odvodu sociálního pojištění, platí minimální pojistné 100 Kč.

Pojistné se platí čtvrtletně s těmito termíny splatnosti v roce 2026:

Na rozdíl od komerčního pojištění zde neuzavíráte smlouvu – pojištění vzniká ze zákona a vaší povinností je pouze oznámení a placení pojistného.

Jaké odvody platí OSVČ za zaměstnance v roce 2026?

Z hrubé mzdy zaměstnance odvádíte pojistné ve dvou rolích: část srazíte zaměstnanci z jeho mzdy a část přidáváte jako zaměstnavatel ze svého. Sazby pro rok 2026:

Sociální pojištění zaměstnance 7,1 % se skládá z 6,5 % důchodového a 0,6 % nemocenského; u zaměstnavatele se 24,8 % dělí na 21,5 % důchodové, 2,1 % nemocenské a 1,2 % příspěvek na státní politiku zaměstnanosti (zák. č. 589/1992 Sb.). Zdravotní pojistné upravuje zák. č. 592/1992 Sb.

Modelový příklad. Hrubá mzda zaměstnance 30 000 Kč:

• Zaměstnanci srazíte sociální 7,1 % = 2 130 Kč a zdravotní 4,5 % = 1 350 Kč, dále zálohu na daň z příjmů.
• Ze svého jako zaměstnavatel odvedete sociální 24,8 % = 7 440 Kč a zdravotní 9 % = 2 700 Kč.
• Celková cena práce pro vás činí 30 000 + 7 440 + 2 700 = 40 140 Kč měsíčně (bez zákonného pojištění odpovědnosti).

Pojistné za zaměstnance je splatné do 20. dne následujícího měsíce, zálohu na daň ze závislé činnosti odvádíte rovněž měsíčně finančnímu úřadu. Tyto odvody jsou navíc k vašim vlastním zálohám OSVČ na sociální a zdravotní pojištění.

OSVČ versus s.r.o.: liší se povinnosti zaměstnavatele?

Z pohledu mzdové agendy a odvodů se povinnosti neliší – zaměstnavatelem je fyzická i právnická osoba a obě plní stejné registrace, lhůty i pojistné. Rozdíl je jen v tom, kdo je nositelem povinnosti: u OSVČ podnikatel sám pod svým IČO, u s.r.o. společnost. Přehled povinností na straně firmy shrnuje článek povinnosti s.r.o..

Jediným prakticky odlišným bodem bývá postavení samotného podnikatele: jednatel s.r.o. může být zároveň zaměstnancem či mít smlouvu o výkonu funkce, kdežto OSVČ zaměstnancem sebe sama být nemůže – zůstává OSVČ a odvádí za sebe zálohy jako dosud.

Jaké jsou nejčastější chyby při přijetí prvního zaměstnance?

• Záměna vlastní evidence OSVČ a evidence zaměstnavatelů. To, že jste u ČSSZ vedeni jako OSVČ, vás neregistruje jako zaměstnavatele – jde o dvě samostatné agendy s různými variabilními symboly.
• Přihlášení ke špatné zdravotní pojišťovně. Zaměstnance hlásíte u jeho pojišťovny, ne u té vaší. Vždy si zjistěte, kde je pojištěn.
• Opomenutí zákonného pojištění u Kooperativy. Vzniká automaticky ze zákona, ale jeho vznik musíte oznámit a pojistné platit – jinak hrozí postih i regres při pracovním úrazu.
• Nedodržení nových lhůt JMHZ. Od 1. 7. 2026 se zaměstnavatel registruje 2 pracovní dny předem, nikoli až po nástupu. Kdo zůstane u staré „osmidenní“ logiky, podá pozdě.
• Smlouva podepsaná až po nástupu. Pracovní smlouva musí být písemná a uzavřená nejpozději v den nástupu (§ 34 zákoníku práce).
• Hledání samostatné registrace plátce daně na finančním úřadu. Od 1. 4. 2026 tato samostatná registrace zanikla – přihlášení pro daň ze závislé činnosti je součástí registrace do evidence zaměstnavatelů u ČSSZ.

Shrnutí

Přijetím prvního zaměstnance se OSVČ stává zaměstnavatelem a vedle dosavadních povinností živnostníka jí přibývá mzdová agenda. Klíčové kroky jsou: písemná smlouva do dne nástupu, registrace do evidence zaměstnavatelů u ČSSZ (v roce 2026 v měnícím se režimu JMHZ, který zahrnuje i přihlášení pro daň ze závislé činnosti), přihlášení zaměstnance na sociální a zdravotní pojištění a oznámení vzniku zákonného pojištění odpovědnosti Kooperativě. Od té chvíle každý měsíc odvádíte pojistné (zaměstnanec 11,6 %, zaměstnavatel 33,8 %) a zálohu na daň. Sledujte aktuální pokyny ČSSZ k JMHZ – rok 2026 je v tomto ohledu přelomový.

Často kladené otázky

Musí se OSVČ registrovat jako zaměstnavatel, když přijme jen jednoho člověka?

Ano. Postavení zaměstnavatele a registrační povinnost vznikají už při prvním pracovněprávním vztahu, bez ohledu na počet zaměstnanců. Do evidence zaměstnavatelů u ČSSZ se přihlašuje i ten, kdo zaměstnává jen jednoho člověka.

Do kdy musí OSVČ přihlásit prvního zaměstnance na ČSSZ v roce 2026?

V přechodném období od 1. 4. do 30. 6. 2026 do 8 dnů ode dne nástupu. Od 1. 7. 2026 se zaměstnavatel registruje nejpozději 2 pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance a přihlášení zaměstnance se podává před zahájením práce v rámci jednotného měsíčního hlášení.

Musí se OSVČ se zaměstnancem registrovat jako plátce daně na finančním úřadu?

V roce 2026 už ne samostatně. Od 1. 4. 2026 zanikla samostatná registrační povinnost plátce daně z příjmů ze závislé činnosti vůči finančnímu úřadu a nahradilo ji přihlášení do evidence zaměstnavatelů u ČSSZ, které pokrývá i účely daně ze závislé činnosti.

Platí OSVČ se zaměstnancem zákonné pojištění odpovědnosti za pracovní úrazy?

Ano. Pojištění vzniká ze zákona dnem prvního pracovního poměru a provozuje ho Kooperativa pojišťovna, a.s. Vznik je nutné jí bez zbytečného odkladu oznámit. Pojistné se platí čtvrtletně, minimální pojistné činí 100 Kč.

Může OSVČ zaměstnávat bez založení firmy?

Ano. OSVČ může zaměstnávat jako fyzická osoba pod svým IČO, bez nutnosti zakládat s.r.o. Mzdové a odvodové povinnosti zaměstnavatele jsou přitom u OSVČ i u s.r.o. stejné.

Kolik celkem odvádí OSVČ za zaměstnance navíc k hrubé mzdě?

Jako zaměstnavatel odvádíte navíc 24,8 % sociálního a 9 % zdravotního pojištění, tedy 33,8 % nad hrubou mzdou. U hrubé mzdy 30 000 Kč činí cena práce přibližně 40 140 Kč měsíčně (bez zákonného pojištění odpovědnosti).

Ruší se přijetím zaměstnance dosavadní povinnosti OSVČ?

Ne. Vlastní zálohy na sociální a zdravotní pojištění, daňové přiznání i přehledy OSVČ zůstávají beze změny. Povinnosti zaměstnavatele se k nim pouze přidávají.